309 lines
43 KiB
Plaintext
309 lines
43 KiB
Plaintext
โมดูล 2: การจัดซื้อจัดจ้าง (Procurement Management)
|
|
2.1 การจัดการใบขอซื้อ (Purchase Requisition - PR)
|
|
ระบบรองรับกระบวนการขอซื้อที่เป็นมาตรฐาน ควบคุมการใช้งบประมาณตั้งแต่จุดเริ่มต้น โดยมีคุณสมบัติอย่างน้อยดังต่อไปนี้:
|
|
2.1.1 การสร้างและจัดการใบขอซื้อ
|
|
ระบบสามารถสร้างการขอซื้อโดยการคีย์ข้อมูลขอซื้อ
|
|
สามารถบันทึกข้อมูลการเสนอซื้อโดยมีข้อมูล:
|
|
ผู้จำหน่าย
|
|
ประเภทใบเสนอซื้อ
|
|
แผนกที่เสนอซื้อ
|
|
ประเภท VAT
|
|
วิธีการจัดซื้อจัดจ้าง
|
|
วันที่เสนอซื้อ
|
|
สามารถระบุหัวเรื่องในการขอเสนอซื้อสินค้าได้
|
|
สามารถระบุรหัสบริษัทที่จะขอเสนอซื้อได้
|
|
สามารถระบุเลขที่สัญญาและหมายเหตุที่เกี่ยวข้องในการจัดซื้อได้
|
|
2.1.2 การเชื่อมโยงงบประมาณ
|
|
ต้องเชื่อมโยงกับโครงการที่ได้รับอนุมัติจากโมดูลงบประมาณ (Required)
|
|
ระบบแสดงงบประมาณคงเหลือของโครงการนั้นให้ผู้ใช้ทราบ
|
|
สามารถเชื่อมโยงกับระบบงบประมาณ เมื่อมีการขอซื้อ/จ้าง ระบบสามารถตรวจสอบงบประมาณคงเหลือและรายงานจำนวนคงเหลือได้
|
|
ระบบสามารถรองรับการตรวจสอบงบประมาณกับการขอซื้อ
|
|
สามารถบันทึกงบประมาณในการจัดซื้อได้
|
|
2.1.3 การเลือกและเพิ่มรายการพัสดุ
|
|
ผู้ใช้สามารถค้นหาและเพิ่มรายการพัสดุ/ครุภัณฑ์ที่ต้องการ พร้อมระบุจำนวน
|
|
ระบบแสดงราคาซื้อครั้งล่าสุดเพื่อให้ผู้ใช้ประเมินราคารวมของใบขอซื้อได้
|
|
สามารถระบุจำนวนสินค้าที่จะจัดซื้อเป็นหน่วยนับและหน่วยบรรจุได้
|
|
สามารถแสดงจำนวนสินค้าคงเหลือ
|
|
2.1.4 การตรวจสอบและกันงบประมาณ ก่อนส่งอนุมัติ ระบบดำเนินการดังนี้:
|
|
การตรวจสอบงบประมาณ (Real-time Budget Check): ตรวจสอบยอดรวมของ PR กับงบประมาณคงเหลือ
|
|
การกันงบประมาณ (Budget Commitment): หากงบประมาณเพียงพอ ระบบจะทำการ "กันงบประมาณ" ในโมดูลงบประมาณโดยอัตโนมัติ
|
|
การส่งเข้าระบบอนุมัติ: สถานะของ PR จะเปลี่ยนเป็น "รออนุมัติ" และถูกส่งต่อไปยังผู้อนุมัติตาม Workflow ที่กำหนด
|
|
2.1.5 ระบบอนุมัติ
|
|
ระบบสามารถรองรับกระบวนการอนุมัติการขอซื้อได้หลายระดับและหลายเงื่อนไข
|
|
มีระบบการอนุมัติใบเสนอซื้อเพื่อป้องกันการแก้ไขเปลี่ยนแปลงเอกสารหลังจากได้รับการอนุมัติให้ทำเรื่องเสนอซื้อ
|
|
สามารถกำหนดวงเงินอนุมัติการขอซื้อ/จ้างสำหรับผู้มีอำนาจอนุมัติในแต่ละระดับได้
|
|
รองรับการจัดทำ/ยกเลิก ใบขอซื้อ/จ้าง ได้
|
|
เชื่อมโยงกับระบบอนุมัติกลาง (Centralized Approval Workflow Engine)
|
|
2.1.6 การค้นหาและแสดงผล
|
|
สามารถค้นหาข้อมูลรายการใบเสนอซื้อย้อนหลังโดยค้นหาได้จาก:
|
|
ผู้จำหน่าย
|
|
เลขที่ใบเสนอซื้อ
|
|
ประเภทใบเสนอซื้อ
|
|
สถานะเอกสาร
|
|
หน่วยขอซื้อ
|
|
วันที่เสนอซื้อ
|
|
สามารถค้นหาข้อมูลรายการใบขอซื้อย้อนหลังโดยค้นหาได้จาก:
|
|
เลขที่ใบขอซื้อ
|
|
หน่วยงานที่ขอซื้อ
|
|
บริษัทที่ขอซื้อ
|
|
วันที่ขอซื้อ
|
|
แสดงรายการ PR ที่สร้างโดยแผนกของผู้ใช้งาน โดยมีคอลัมน์:
|
|
เลขที่ใบขอซื้อ
|
|
วันที่ขอ
|
|
โครงการ/รหัสงบประมาณ
|
|
ยอดรวมโดยประมาณ
|
|
สถานะ (เช่น "ฉบับร่าง", "รออนุมัติ", "อนุมัติแล้ว", "ปฏิเสธ", "สร้าง PO แล้ว")
|
|
2.1.7 การจัดการเอกสาร
|
|
สามารถกำหนดเลขที่ใบขอซื้อ/จ้าง ได้ทั้งแบบ Manual และแบบอัตโนมัติ
|
|
สามารถแยกเลขที่ใบขอซื้อให้อัตโนมัติ
|
|
สามารถจัดเก็บข้อมูลผู้จัดทำใบสั่งซื้อ/สั่งจ้าง รวมถึงรายละเอียดต่างๆ ได้ เช่น รหัส ชื่อ วันที่
|
|
รองรับการบันทึกข้อความเพิ่มเติม (Comment) ของการขอซื้อ เพื่อแสดงไปยังผู้ขายและใบสั่งซื้อ
|
|
2.1.8 คุณสมบัติเพิ่มเติม
|
|
สามารถระบุจำนวนวันที่ต้องส่งมอบสินค้าได้
|
|
ระบบสามารถแสดงรายละเอียดราคาและผู้ขายของสินค้าที่ขอซื้อโดยอัตโนมัติตามเงื่อนไขที่กำหนดในสินค้า
|
|
ระบบสามารถกำหนดสิทธิ์ในการแก้ไขราคา การยกเลิกเปลี่ยนแปลงของใบขอซื้อ
|
|
ระบบสามารถรองรับการตรวจสอบสถานะของการขอสั่งซื้อ
|
|
|
|
2.2 การบริหารจัดการใบเสนอราคา (Request for Quotation - RFQ)
|
|
ระบบรองรับกระบวนการจัดหาเชิงกลยุทธ์ผ่านการเปรียบเทียบราคาและคัดเลือกผู้ขายได้อย่างมีประสิทธิภาพและโปร่งใส โดยมีคุณสมบัติอย่างน้อยดังต่อไปนี้:
|
|
2.2.1 การสร้างและจัดการ RFQ
|
|
สามารถเริ่มต้นสร้าง RFQ ได้จาก "ใบขอซื้อ (PR)" ที่ผ่านการอนุมัติแล้ว
|
|
สามารถรวมหลายรายการจากหลายใบขอซื้อเพื่อจัดทำ RFQ ฉบับเดียวได้
|
|
เจ้าหน้าที่จัดซื้อสามารถสร้างเอกสาร RFQ ในระบบ โดยระบุรายละเอียด:
|
|
สินค้า/บริการ
|
|
คุณสมบัติทางเทคนิค (Specification)
|
|
จำนวนที่ต้องการ
|
|
กำหนดวันสิ้นสุดการยื่นข้อเสนอ
|
|
ระบบสามารถรองรับกระบวนการขอใบเสนอราคา (Request for Quotes)
|
|
2.2.2 การเชิญผู้ขาย
|
|
สามารถค้นหาและเลือกผู้ขายที่ผ่านการรับรอง (Qualified Supplier) จากทะเบียนผู้ขาย
|
|
สามารถส่งคำเชิญให้เข้าร่วมยื่นข้อเสนอผ่านทาง "Supplier Portal"
|
|
สามารถกำหนดวิธีการส่งใบสั่งซื้อให้ผู้ขาย เช่น Fax, Email, EDX
|
|
2.2.3 การยื่นข้อเสนอผ่าน Supplier Portal
|
|
ผู้ขายที่ได้รับเชิญทำการยื่นข้อเสนอ (ราคา, เงื่อนไข, ระยะเวลาจัดส่ง) ผ่านทาง Supplier Portal
|
|
ระบบป้องกันการยื่นข้อเสนอหลังสิ้นสุดเวลาที่กำหนด
|
|
ผู้ขายสามารถดู RFQ ที่ได้รับเชิญและยื่นข้อเสนอผ่านระบบได้
|
|
2.2.4 การเปรียบเทียบข้อเสนอ
|
|
หลังจากสิ้นสุดเวลายื่นข้อเสนอ ระบบมี "หน้าจอเปรียบเทียบข้อเสนอ (Bid Comparison Screen)"
|
|
แสดงข้อมูลจากผู้ขายทุกรายแบบเคียงข้างกัน (Side-by-side)
|
|
มีการเน้น (Highlight) ข้อเสนอที่ดีที่สุดในแต่ละรายการ
|
|
ช่วยในการวิเคราะห์และตัดสินใจได้ง่าย
|
|
2.2.5 การอนุมัติและสร้างเอกสาร
|
|
หลังจากคัดเลือกผู้ชนะแล้ว ระบบสามารถสร้าง "ใบสั่งซื้อ (PO)" หรือ "สัญญา (Contract)" จากข้อมูลของผู้ชนะใน RFQ ได้โดยอัตโนมัติ
|
|
|
|
2.3 การจัดการใบสั่งซื้อ (Purchase Order - PO)
|
|
ระบบรองรับการสร้างเอกสารสั่งซื้อที่เป็นทางการ มีการอ้างอิงที่ถูกต้อง และส่งมอบให้ผู้ขายได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยมีคุณสมบัติอย่างน้อยดังต่อไปนี้:
|
|
2.3.1 การสร้างใบสั่งซื้อ
|
|
สามารถสร้างใบสั่งซื้อจากใบขอซื้อ (PR) ที่อนุมัติแล้ว
|
|
สามารถเลือกรายการจากหลาย PR (หากเป็นผู้ขายรายเดียวกัน) เพื่อรวมสร้างเป็น PO ฉบับเดียวได้
|
|
ระบบสามารถสร้างการสั่งซื้อโดยการคีย์ข้อมูลสั่งซื้อ
|
|
ระบบสามารถสร้างการสั่งซื้อให้อัตโนมัติโดยการดึงข้อมูลจากข้อมูลการขอซื้อ
|
|
สามารถบันทึกออกใบสั่งซื้อครุภัณฑ์โดยเลือกจากใบขอซื้อที่ได้รับการอนุมัติ ซึ่งข้อมูลที่อยู่ในใบขอซื้อจะเชื่อมโยงมายังใบสั่งซื้อที่ออก
|
|
2.3.2 ข้อมูลส่วนหัว (Header)
|
|
การเลือกผู้ขาย (Required): ต้องมีช่องสำหรับค้นหาและเลือกผู้ขายจากทะเบียน
|
|
เงื่อนไข (Terms): ระบุ
|
|
เงื่อนไขการชำระเงิน (Payment Terms)
|
|
วิธีการจัดส่ง
|
|
ประเภท VAT
|
|
แผนกที่สั่งซื้อ
|
|
วันที่สั่งซื้อ
|
|
2.3.3 รายการสินค้า (Item Grid)
|
|
เจ้าหน้าที่จัดซื้อกรอกราคาต่อหน่วย (Unit Price) ตามที่ตกลงกับผู้ขาย
|
|
ระบบคำนวณยอดรวมและภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ให้อัตโนมัติ
|
|
สามารถคำนวณหรือบันทึกมูลค่าภาษีได้ ทั้งแบบรวมภาษีและไม่รวมภาษี
|
|
สามารถระบุจำนวนเงินราคาสินค้าที่จะจัดซื้อรวมของแต่ละรายการสินค้า
|
|
2.3.4 การกำหนดรูปแบบและหมายเลข
|
|
สามารถกำหนดเลขที่ใบสั่งซื้อ/สั่งจ้างได้โดยอัตโนมัติหรือแบบ Manual
|
|
กรณีกำหนดเลขที่เอกสารโดยอัตโนมัติ สามารถกำหนดได้ทั้งตัวเลขและตัวอักษร แยกตามประเภทสินค้า
|
|
สามารถกำหนดรูปแบบการสั่งซื้อรองรับเรื่องภาษีมูลค่าเพิ่มได้ทั้ง VATIN, VATOUT หรือ Exemption (ไม่มี VAT)
|
|
2.3.5 การรองรับรูปแบบการสั่งซื้อพิเศษ
|
|
สามารถรองรับการบันทึกใบสั่งซื้อสั่งจ้างหลายๆ งวดได้
|
|
ระบบสามารถรองรับการสั่งซื้อแบบมีของแถม
|
|
รองรับการบริหารจัดการเวอร์ชั่น (Version) ของเอกสารใบเสนอราคา/สั่งซื้อ/จัดจ้าง
|
|
สามารถรองรับการปันส่วนค่าธรรมเนียม ค่าใช้จ่าย ส่วนลด
|
|
สามารถรองรับการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มเมื่อสั่งซื้อ
|
|
2.3.6 ระบบอนุมัติ
|
|
ใบสั่งซื้อจะต้องผ่านกระบวนการอนุมัติภายในฝ่าย (ตามวงเงินและประเภท)
|
|
ผ่านทางระบบอนุมัติกลาง ก่อนจึงจะสามารถส่งให้ผู้ขายได้
|
|
มีระบบการอนุมัติใบสั่งซื้อเพื่อป้องกันการแก้ไขเปลี่ยนแปลงเอกสารหลังจากได้รับการอนุมัติให้ทำเรื่องสั่งซื้อ
|
|
ระบบสามารถรองรับกระบวนการอนุมัติการสั่งซื้อ
|
|
สามารถกำหนดเงื่อนไขของการสร้างใบสั่งซื้อแบบอัตโนมัติได้
|
|
ระบบสามารถกำหนดสิทธิในการสั่งซื้อได้หลายระดับและหลายเงื่อนไข
|
|
2.3.7 การส่งเอกสารและการจัดการ
|
|
เมื่อ PO ได้รับการอนุมัติขั้นสุดท้าย ระบบจะเปลี่ยนสถานะเป็น "Approved"
|
|
มีฟังก์ชันสำหรับส่งไฟล์ PDF ของ PO ให้ผู้ขายผ่านทางอีเมลโดยตรงจากระบบ
|
|
สามารถปิดใบสั่งซื้อโดยอัตโนมัติ เมื่อมีการรับพัสดุครบตามจำนวนหรือรายการที่สั่งซื้อไป
|
|
ระบบสามารถพิมพ์ใบสั่งซื้อหลังประมวลผล
|
|
ใบสั่งซื้อสามารถลงนามด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้
|
|
2.3.8 การจัดเก็บและประวัติ
|
|
สามารถจัดเก็บข้อมูลใบสั่งซื้อ/สั่งจ้างได้ตามมาตรฐานของระบบ ERP ได้ เช่น ราคาต่อหน่วย และสถานที่จัดส่ง
|
|
สามารถเก็บประวัติการแก้ไขใบสั่งซื้อ/สั่งจ้าง และสามารถพิมพ์รายงานรายละเอียดการแก้ไขใบสั่งซื้อ/สั่งจ้างได้ตามต้องการ
|
|
ระบบสามารถรองรับการตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงแก้ไขรายละเอียดของใบสั่งซื้อ (Change Order)
|
|
2.3.9 การค้นหาและตรวจสอบ
|
|
สามารถค้นหาข้อมูลใบสั่งซื้อย้อนหลังโดยค้นหาได้จาก:
|
|
ผู้จำหน่าย
|
|
เลขที่ใบสั่งซื้อ
|
|
ประเภทใบสั่งซื้อ
|
|
สถานะเอกสาร
|
|
วันที่สั่งซื้อ
|
|
ระบบสามารถรองรับการตรวจสอบสถานะของใบสั่งซื้อ
|
|
ระบบติดตามการสั่งซื้อ เช่น การแจ้งเตือนเมื่อสินค้าใกล้ครบกำหนดส่งมอบ
|
|
2.3.10 คุณสมบัติเพิ่มเติม
|
|
สามารถบันทึกรายการบัญชีได้อัตโนมัติหลังจากทำการบันทึกรายการ
|
|
สามารถรองรับการบันทึกรายการภาษี หัก ณ ที่จ่ายได้หลายรายการและหลายอัตราต่อรายการชำระเดียวกันได้
|
|
สามารถระบุเงื่อนไขสำคัญอื่นๆ เช่น รูปแบบชำระเงิน (โอนเงินล่วงหน้า) และรายละเอียดภาษีหัก ณ ที่จ่าย
|
|
ระบบสามารถแนบไฟล์เอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง เมื่อทำการสั่งซื้อ
|
|
ระบบสามารถกำหนดสิทธิ์ในการแก้ไขราคา การยกเลิก และการเปลี่ยนแปลงของใบสั่งซื้อ
|
|
ระบบสามารถแสดงรายละเอียดราคาและผู้ขายของสินค้าที่สั่งซื้อโดยอัตโนมัติตามเงื่อนไขที่กำหนดในสินค้า
|
|
มีระบบการรับวางบิล
|
|
|
|
2.4 การรับพัสดุจากผู้ขาย (Goods Receipt Note - GRN)
|
|
ระบบรองรับการบันทึกการรับมอบสินค้าทางกายภาพอย่างเป็นระบบ ตรวจสอบความถูกต้องเทียบกับใบสั่งซื้อ และเป็นจุดเริ่มต้นของการบันทึกสต็อกและกระบวนการทางบัญชี โดยมีคุณสมบัติอย่างน้อยดังต่อไปนี้:
|
|
2.4.1 การเริ่มต้นกระบวนการรับของ
|
|
มีช่องสำหรับค้นหา "ใบสั่งซื้อ (PO)" ที่มีสถานะ "Approved" หรือ "รับของบางส่วนแล้ว" เพื่อเริ่มกระบวนการตรวจรับ
|
|
สามารถค้นหาข้อมูลใบตรวจรับครุภัณฑ์ย้อนหลัง จาก เลขที่ใบตรวจรับ และวันที่เอกสาร
|
|
ระบบสามารถรองรับการรับสินค้าโดยไม่อ้างอิงใบสั่งซื้อ
|
|
ระบบสามารถรองรับการรับสินค้าโดยการอ้างอิงใบสั่งซื้อ ทั้งแบบรับสินค้าเต็มจำนวนและรับสินค้าบางส่วน
|
|
สามารถรองรับการรับสินค้า/บริการบางส่วนได้
|
|
2.4.2 การดึงข้อมูลจากใบสั่งซื้อ
|
|
เมื่อเลือก PO ข้อมูลผู้ขายและรายการสินค้าจะถูกดึงมาที่ฟอร์มโดยอัตโนมัติ
|
|
ระบบสามารถ Load รายการสินค้าตามใบสั่งซื้อได้
|
|
2.4.3 ข้อมูลส่วนหัว (Header)
|
|
ผู้ใช้กรอก:
|
|
เลขที่ใบแจ้งหนี้ของผู้ขาย
|
|
วันที่รับของ
|
|
คลังที่รับ
|
|
เลขที่ใบส่งของผู้ขาย
|
|
วัน-เวลาที่รับสินค้าจากบริษัท
|
|
สามารถระบุได้ว่าต้องการให้ระบบคำนวณเงินที่รวม Vat แล้วและเงินที่หักส่วนลดแล้วในการรับสินค้าแต่ละรายการหรือไม่
|
|
2.4.4 รายการสินค้า (Item Grid)
|
|
ผู้ใช้กรอกจำนวนที่รับจริง (Received Quantity)
|
|
สามารถระบุจำนวนสินค้าที่รับหรือที่แถม เป็นหน่วยบรรจุหรือหน่วยนับได้
|
|
สามารถระบุจำนวนเงินรวมและมูลค่ารวมของแถมที่ลงบันทึกรับสินค้าของสินค้าที่ระบุได้
|
|
2.4.5 ฟิลด์บังคับตามเงื่อนไข (Conditional Fields)
|
|
หากพัสดุถูกตั้งค่าเป็น Is Lot Controlled: ระบบจะบังคับให้กรอก:
|
|
Lot Number
|
|
วันหมดอายุ
|
|
หากพัสดุถูกตั้งค่าเป็น Is Serialized: ระบบจะบังคับให้กรอก:
|
|
Serial Number ให้ครบตามจำนวนที่รับ
|
|
สามารถระบุได้ว่าต้องการให้ระบบสร้าง Lot No. ให้อัตโนมัติหรือไม่
|
|
ระบบสามารถบันทึกเลขที่ผลิต (Lot Number) และวันหมดอายุ (Expire Date) เมื่อรับสินค้า
|
|
2.4.6 การแนะนำตำแหน่งจัดเก็บ
|
|
หลังจากกรอกข้อมูลครบถ้วน ระบบสามารถแนะนำ "ตำแหน่งจัดเก็บ (Bin Location)" ที่เหมาะสมในคลังให้ได้
|
|
2.4.7 การตรวจสอบและคุณภาพ
|
|
ระบบรองรับกระบวนการตรวจสอบสินค้า (Inspect) และการปฏิเสธการรับสินค้า (Reject)
|
|
สามารถเก็บข้อมูลเหล่านี้เพื่อใช้ในการประเมินผู้ขาย
|
|
สามารถแสดงข้อมูลหน่วยนับ หน่วยบรรจุ อัตราส่วนของหน่วยนับต่อหน่วยบรรจุของสินค้าที่ระบุได้
|
|
2.4.8 การบันทึกและผลลัพธ์ (Save and Post) เมื่อบันทึกแล้ว จะส่งผลให้เกิด 3 เหตุการณ์พร้อมกัน:
|
|
เพิ่มสต็อกในคลัง (Increase Stock): ปรับปรุงยอดสินค้าคงคลังในระบบบริหารคลัง
|
|
อัปเดตสถานะใบสั่งซื้อ (Update PO Status): เปลี่ยนสถานะ PO เป็น "รับของบางส่วนแล้ว" หรือ "รับของครบแล้ว"
|
|
ส่งข้อมูลให้ฝ่ายบัญชี (Trigger AP Process): สร้างรายการ "รอจับคู่ใบแจ้งหนี้" ในโมดูลบัญชีเจ้าหนี้โดยอัตโนมัติเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับกระบวนการ 3-Way Matching
|
|
ระบบสามารถเชื่อมโยงข้อมูลการรับสินค้ากับระบบเจ้าหนี้และระบบสินค้าคงคลัง
|
|
2.4.9 การจัดการสิทธิ์และการตรวจสอบ
|
|
สามารถกำหนดสิทธิ์ในการรับสินค้าและยกเลิกการรับสินค้า
|
|
ระบบสามารถรองรับการตรวจสอบสถานะของการรับสินค้า
|
|
สามารถตรวจสอบได้ว่าเป็นรายการรับสินค้าที่แผนกบัญชีลงหลักฐานทางบัญชีแล้วหรือไม่
|
|
สามารถตรวจสอบราคาทุนเฉลี่ยที่เปลี่ยนแปลงตามใบรับสินค้า และแต่ละรายการสินค้าในใบรับสินค้าได้
|
|
2.4.10 การลงบันทึกรับสินค้า
|
|
สามารถลงบันทึกรับสินค้าเข้าคลังได้
|
|
สามารถลงบันทึกรับสินค้าแบบตัดจ่ายให้หน่วยงานในโรงพยาบาลได้
|
|
สามารถกำหนดสิทธิ์ User ที่จะลงบันทึกรับสินค้าได้
|
|
2.4.11 การพิมพ์เอกสารและรายงาน สามารถพิมพ์เอกสารและรายงานได้ เช่น:
|
|
ใบรับสินค้า
|
|
รายงานสรุปการรับสินค้า
|
|
รายงานเจ้าหนี้การค้า
|
|
การพิมพ์ Barcode/QR code บนใบรับสินค้า
|
|
2.4.12 การจัดการราคาและต้นทุน
|
|
สามารถระบุจำนวนเงินส่วนลดของการรับสินค้าได้
|
|
สามารถระบุได้ว่าต้องคิด Vat ในการรับสินค้าหรือไม่ และสามารถระบุจำนวนเปอร์เซ็นต์ในการคิด Vat ได้
|
|
สามารถระบุได้ว่าต้องคิดส่วนลดในการรับสินค้าหรือไม่ และสามารถระบุจำนวนเปอร์เซ็นต์ในการคิดส่วนลดได้
|
|
สามารถคำนวณจำนวนเงินรวมทั้งหมดที่ลงบันทึกรับสินค้าได้
|
|
สามารถคำนวณต้นทุนสินค้ารับคืนได้อย่างถูกต้องตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป
|
|
|
|
2.5 การคืนสินค้าให้ผู้ขาย (Return to Supplier)
|
|
2.5.1 การบันทึกคืนสินค้า
|
|
สามารถระบุรหัสคลังสินค้า เลขที่ใบรับสินค้า หมายเหตุที่เกี่ยวข้อง และรหัสสินค้าตามรายการกับการบันทึกคืนสินค้าได้
|
|
สามารถแสดงข้อมูลราคาทุน หน่วยนับ หน่วยบรรจุ และอัตราส่วนของหน่วยนับต่อหน่วยบรรจุได้
|
|
2.5.2 การแสดงข้อมูล
|
|
สามารถแสดงจำนวนสินค้าเดิมเป็นหน่วยนับและหน่วยบรรจุได้
|
|
สามารถแสดงวันที่เบิกครั้งสุดท้ายของสินค้าที่ระบุได้
|
|
สามารถแสดงจำนวนคงเหลือใน Stock และจำนวนที่ใช้สินค้าไปแล้ว เป็นหน่วยนับและหน่วยบรรจุได้
|
|
สามารถแสดงจำนวนสินค้าและจำนวนเงินที่ลงบันทึกคืนสินค้าของแต่ละรายการได้ และจำนวนเงินรวมทั้งหมดที่คืนสินค้าได้
|
|
2.5.3 การดำเนินการคืนสินค้า
|
|
สามารถระบุจำนวนที่จะคืนเป็นหน่วยบรรจุหรือหน่วยนับได้
|
|
สามารถคำนวณจำนวนเงินที่จะคืนได้
|
|
สามารถ Load รายการสินค้าตามเลขที่ใบรับสินค้าที่ระบุไว้ได้
|
|
สามารถกำหนดสิทธิ์ User ที่สามารถคืนสินค้าได้
|
|
สามารถพิมพ์ใบคืนสินค้าได้
|
|
สามารถทำการลดหนี้การสั่งซื้อ และออกเอกสารใบลดหนี้การสั่งซื้อได้
|
|
|
|
2.6 เอกสารและรายงานการจัดซื้อ
|
|
2.6.1 การสร้างและจัดการฟอร์มเอกสาร
|
|
มีเครื่องมือในการสร้างรูปแบบฟอร์มเอกสารใบเสนอราคา สั่งซื้อ/จัดจ้าง ใช้งานในปัจจุบันและปรับเปลี่ยนรูปแบบได้ในอนาคต
|
|
สามารถพิมพ์เอกสารดังกล่าวได้ และแสดงผลเป็นเอกสารหรือไฟล์ข้อมูลแบบ PDF, .xls
|
|
สามารถเรียกดู/พิมพ์รายการที่ทำการขอซื้อ สั่งซื้อ และรับของเข้าคลังผ่านทางระบบได้ทั้ง 2 รูปแบบคือ PDF, Excel
|
|
2.6.2 รายงานมาตรฐาน
|
|
มีรายงานมาตรฐานและมีเครื่องมือสร้างรายงานเพิ่มเติมให้สามารถตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้งานได้
|
|
รายงานดังกล่าวสามารถแสดงออกมาในรูปแบบรายงานพร้อมพิมพ์และสามารถบันทึกออกมาในรูปแบบของไฟล์เอกสาร Excel
|
|
ระบบสามารถออกรายงานการตรวจสอบสินค้า
|
|
ระบบสามารถออกรายงานการขอซื้อ
|
|
ระบบสามารถออกรายงานการสั่งซื้อ
|
|
ระบบสามารถออกรายงานการรับสินค้าประจำวัน
|
|
ระบบสามารถออกรายงานสินค้าค้างส่ง
|
|
2.6.3 รายงานภาพรวมการจัดซื้อ
|
|
สามารถเรียกดูรายงานข้อมูลการจัดซื้อจัดจ้าง ในลักษณะของภาพรวมทั้งระบบงาน ตั้งแต่:
|
|
กระบวนการขอซื้อขอจ้าง (PR)
|
|
การอนุมัติขอซื้อขอจ้าง (แสดงข้อมูลงบประมาณ)
|
|
ข้อมูลการเสนอราคา
|
|
ข้อมูลการคัดเลือกผู้ค้า
|
|
ข้อมูลสัญญาซื้อ/จ้าง หรือใบสั่งซื้อ/จ้าง (PO)
|
|
ข้อมูลการส่งมอบงาน
|
|
ข้อมูลผลการตรวจรับ
|
|
ข้อมูลที่บันทึกในระบบบัญชีเจ้าหนี้และรายงานงบประมาณ
|
|
2.6.4 การแสดงข้อมูลแบบ Real Time
|
|
สามารถแสดงข้อมูลสรุปการจัดซื้อจัดจ้างแบบ Real Time หรือตามเงื่อนไขเวลาที่เลือก
|
|
สามารถแสดงข้อมูลการจัดซื้อจัดจ้างตามประเภทงานซื้อ/งานจ้าง ตามวิธีการจัดซื้อจัดจ้าง
|
|
ข้อมูลรายงานแบบ Real Time นำไปใช้ได้ทันที
|
|
|
|
2.7 การเชื่อมโยงระบบและการทำงานอัตโนมัติ
|
|
2.7.1 การเชื่อมโยงข้อมูล
|
|
สามารถเชื่อมโยงข้อมูลทางบัญชีได้กับระบบอื่นๆ เช่น:
|
|
ระบบเจ้าหนี้
|
|
ระบบบัญชีแยกประเภททั่วไป/งบประมาณ
|
|
ระบบบริหารสินค้าคงคลัง
|
|
ระบบสินทรัพย์ถาวร
|
|
ระบบสามารถทำการเชื่อมโยงข้อมูลการบันทึกบัญชีกับระบบบัญชีแยกประเภท (General Ledger)
|
|
ระบบสามารถทำการเชื่อมโยงข้อมูลการสั่งซื้อทรัพย์สินกับระบบทรัพย์สิน (Asset Management)
|
|
ระบบสามารถทำการเชื่อมโยงข้อมูลการรับสินค้ากับระบบเจ้าหนี้ (Accounts Payable)
|
|
ระบบสามารถทำการเชื่อมโยงข้อมูลการรับสินค้ากับระบบสินค้าคงคลัง (Inventory)
|
|
ระบบสามารถทำการเชื่อมโยงข้อมูลการตรวจสอบงบประมาณกับงบประมาณที่ได้ทำการกำหนดไว้ (Commitment Control)
|
|
2.7.2 การเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างหน่วยงาน
|
|
การเชื่อมโยงของระบบข้อมูลระหว่างหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เช่น:
|
|
งบประมาณ
|
|
จัดซื้อพัสดุ
|
|
บัญชี
|
|
รองรับระบบการจัดเก็บข้อมูลของระบบงานที่เกี่ยวข้องมารวมกัน เพื่อง่ายต่อการตรวจสอบ จัดเก็บและค้นหาข้อมูล
|
|
2.7.3 ระบบอนุมัติและ Workflow
|
|
รองรับการกำหนด แก้ไข และเพิ่มเติมค่าการตั้งค่าของขั้นตอนในการอนุมัติให้จัดซื้อจัดจ้างตามได้ตามกำหนด
|
|
สามารถรองรับการจัดทำเอกสารการจัดซื้อจัดจ้างให้สอดคล้องกับข้อบังคับ/ระเบียบ/ประกาศที่เกี่ยวข้อง
|
|
พร้อมทั้งจัดพิมพ์เอกสารที่เกี่ยวข้องในระบบงานจัดซื้อจัดจ้างตามที่กำหนดได้
|
|
|
|
2.8 คุณสมบัติเพิ่มเติมของระบบจัดซื้อ
|
|
2.8.1 การวางแผนและเตือนการสั่งซื้อ
|
|
สามารถวางแผน กำหนดจุดสั่งซื้อ และมีระบบเตือนเพื่อเชื่อมโยงข้อมูลไปยังระบบการสั่งซื้อเพิ่มได้
|
|
สามารถสร้างใบสั่งซื้อให้อัตโนมัติจากใบขอซื้อ
|
|
รองรับการเก็บต้นทุนรูปแบบต่างๆ ตั้งแต่การรับวัตถุดิบจนถึงการใช้วัตถุดิบในการบริหารสินค้าที่เป็น Lot หรือ Serial
|
|
2.8.2 การใช้งานผ่านอุปกรณ์ต่างๆ
|
|
สามารถใช้งานโปรแกรมได้บน PC, Tablet และมือถือได้
|
|
2.8.3 การจัดการกรรมการ
|
|
สามารถกำหนดรายชื่อกรรมการตรวจรับพัสดุ หรือ กรรมการจัดซื้อโดยวิธีต่างๆ ได้
|
|
สามารถระบุรายชื่อกรรมการเปิดซองและกรรมการตรวจรับสินค้าได้
|
|
2.8.4 การจัดการงบประมาณ
|
|
สามารถระบุงบประมาณที่ใช้ในการจัดซื้อได้
|
|
สามารถระบุหมายเหตุที่เกี่ยวข้องกับงบประมาณได้
|
|
สามารถระบุจำนวนเงินก่อนรวม VAT, จำนวน VAT, จำนวนเงินรวม, เงินประกัน และจำนวนเงินส่วนลดในภาพรวมได้
|
|
2.8.5 เงื่อนไขการจัดซื้อ
|
|
สามารถระบุเงื่อนไขพิเศษอื่นๆ หรือเงื่อนไขในการส่งสินค้าเพิ่มเติมในการจัดซื้อได้
|
|
สามารถระบุวันที่สรุป วันที่ยื่นเอกสาร ชื่อเจ้าหน้าที่ผู้รับยื่นซอง วันที่กำหนดส่งเอกสาร และวันที่ลงนามได้
|
|
สามารถระบุวันที่กำหนดส่งของได้ และสามารถเลือกให้คำนวณได้อัตโนมัติตามวันหยุดราชการตามที่ราชการประกาศในแต่ละปีได้
|
|
สามารถคำนวณวันที่กำหนดชำระเงินจาก Credit Term ที่กำหนดไว้กับรหัสบริษัทได้ |