docs-piam/references/tor.md

เอกสารข้อกำหนดขอบเขตของระบบงาน (Term of Reference - TOR) ระบบบริหารจัดการคลังพัสดุ สินทรัพย์ และการจัดซื้อจัดจ้าง

1. วัตถุประสงค์ เพื่อจัดหาระบบบริหารจัดการคลังพัสดุ สินทรัพย์ และการจัดซื้อจัดจ้างแบบครบวงจร ที่สามารถรองรับการทำงานของโรงพยาบาลได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยระบบจะต้องเป็นระบบเดียวที่เชื่อมโยงข้อมูลระหว่างหน่วยงานต่างๆ ได้อย่างสมบูรณ์ ครอบคลุมตั้งแต่การจัดการข้อมูลหลัก การจัดซื้อจัดจ้าง การบริหารคลังพัสดุ การจัดการสินทรัพย์ และการรายงานผล

2. ขอบเขตของระบบ ระบบประกอบด้วยโมดูลหลักดังต่อไปนี้: 2.1 โมดูลการจัดการข้อมูลหลัก (Master Data Management) 2.2 โมดูลการจัดซื้อจัดจ้าง (Procurement Management) 2.3 โมดูลการบริหารคลังพัสดุ (Warehouse Management) 2.4 โมดูลการจัดการสินทรัพย์ (Asset Management) 2.5 โมดูลการสอบถามและรายงาน (Inquiry and Reporting) 2.6 โมดูลระบบสนับสนุน (Supporting System)

3. รายละเอียดคุณสมบัติของระบบ โมดูล 1: การจัดการข้อมูลหลัก (Master Data Management) 1.1 การจัดการทะเบียนพัสดุ (Item Master) ระบบจะต้องสามารถบริหารจัดการข้อมูลพัสดุและเวชภัณฑ์ได้อย่างครบถ้วน โดยมีคุณสมบัติอย่างน้อยดังต่อไปนี้: 1.1.1 การบันทึกและจัดการข้อมูลพัสดุ สามารถบันทึกรายการสินค้าที่ต้องการเข้าระบบได้ สามารถแบ่งประเภท กลุ่ม ของสินค้าได้หลายระดับ ได้แก่: ประเภทของสินค้า (Item Category) ชนิดของสินค้า (Item Type) กลุ่มของสินค้า (Item Group) รายการสินค้า (Item Commodity) สามารถกำหนดรหัสสินค้าได้ตามมาตรฐานสากล และ/หรือ ตามรูปแบบภายในขององค์กร สามารถกำหนดรหัสสินค้าได้ทั้งแบบอัตโนมัติและแบบกำหนดเอง สามารถบันทึกข้อมูลพื้นฐาน ได้แก่: รหัสพัสดุ รหัสบาร์โค้ด (Barcode) ชื่อภาษาไทย ชื่อสามัญ (Generic Name) ชื่อภาษาอังกฤษ ชื่อค้นหา (สามารถใส่ชื่อค้นหาของรายการพัสดุได้รวม 4 ชื่อ) 1.1.2 การจัดการหน่วยนับและการแปลงหน่วย สามารถกำหนดหน่วยของสินค้า (UOM - Unit of Measure) ได้ตามการใช้งานและรองรับการแปลงหน่วย (Conversion) สามารถกำหนดหน่วยนับหลัก (Primary Unit) และหน่วยนับย่อย (Sub Unit) สามารถกำหนดอัตราส่วนแปลงหน่วย (เช่น 1 กล่อง = 10 แผง) หน่วยนับที่ใช้เก็บในคลังสามารถใช้ได้ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ สามารถกำหนดหน่วยนับสำหรับการซื้อสินค้าได้ สามารถกำหนดให้หนึ่งสินค้าสามารถมีหลายหน่วยนับต่อหนึ่งรหัสสินค้า 1.1.3 การจัดการผู้ขายและข้อมูลการจัดซื้อ สามารถกำหนดราคาขายและหน่วยสั่งซื้อของสินค้าแยกตามผู้ขาย สามารถกำหนดให้หนึ่งสินค้าสามารถเชื่อมโยงข้อมูลกับผู้ขายหลายราย พร้อมจัดลำดับผู้ขาย สามารถบันทึกข้อมูลแค็ตตาล็อกและรหัสสินค้าของผู้ขาย สามารถเก็บข้อมูลพื้นฐานของบริษัทผู้ผลิต/ผู้ขาย ซึ่งมีข้อมูลที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ และชื่อผู้ติดต่อ สามารถกำหนดผู้ขายหลัก (Default Supplier) สามารถบันทึกยี่ห้อ/ผู้ผลิต และรุ่น 1.1.4 การควบคุมคลังและการตั้งค่าสต็อก สามารถกำหนดคลังพัสดุหลัก (Main Warehouse) สามารถกำหนดระดับสต็อกต่ำสุด (Min Stock) และระดับสต็อกสูงสุด (Max Stock) สามารถกำหนดจุดสั่งซื้อ (Reorder Point) สามารถกำหนดระยะเวลารอคอยสินค้า (Lead Time) เป็นวัน สามารถกำหนด Limit การจ่ายให้ผู้ป่วยแต่ละครั้งได้ สามารถกำหนด SafetyLevel และ MaximumLevel ของรายการสินค้าได้ 1.1.5 การตั้งค่าควบคุมพิเศษ ระบบรองรับการตั้งค่าคุณสมบัติของพัสดุดังต่อไปนี้: เป็นพัสดุในสต็อก (Is Stock Item) ควบคุมด้วย Lot Number (Is Lot Controlled) ควบคุมด้วย Serial Number (Is Serialized) มีภาษีมูลค่าเพิ่ม (Is Taxable) เป็นสินค้าฝากขาย (Is Consignment) สถานะใช้งาน (Is Active) สามารถกำหนดสถานะของสินค้าได้ (ยังใช้งานอยู่ หรือถูกยกเลิก) 1.1.6 การบันทึกข้อมูลเพิ่มเติม สามารถบันทึกภาพสินค้า (สามารถบันทึกรูปภาพของรายการพัสดุได้) สามารถกำหนดคุณสมบัติสินค้าทางกายภาพ (Physical) เช่น กว้าง ยาว สูง น้ำหนัก สามารถบันทึกข้อมูลรายละเอียดเพิ่มเติมของสินค้า เช่น: โรงงานผู้ผลิตสินค้า (Manufacturer) ข้อมูลสารเคมี (MSDS) การเชื่อมโยงข้อมูลสินทรัพย์กับระบบงานสินทรัพย์ 1.1.7 การบัญชีและงบประมาณ สามารถกำหนดรหัสบัญชีกับสินค้า เพื่อบันทึกบัญชีเมื่อมีรายการทางบัญชี สามารถกำหนดรหัสบัญชีแยกประเภท (GL Account Codes) ที่เกี่ยวข้อง: รหัสบัญชีสินค้าคงคลัง (Inventory Account) รหัสบัญชีต้นทุนขาย (COGS Account) สามารถเชื่อมโยงกับระบบบัญชี เพื่อสามารถนำไปบันทึกบัญชีได้ สามารถเชื่อมโยงกับระบบการบริหารงบประมาณในด้านการตัดจ่าย การรับและการจ่ายเงินงบประมาณได้ 1.1.8 การจัดการและสิทธิ์การใช้งาน สามารถกำหนดสิทธิผู้ที่สามารถเรียกดูข้อมูลสินค้าได้ สามารถกำหนดสิทธิผู้ที่สามารถสร้าง/แก้ไขข้อมูลหลักสินค้าได้ สามารถเพิ่ม แก้ไข และลบข้อมูลรายการประเภท หน่วยนับย่อย และยี่ห้อสินค้าได้ สามารถทำสำเนาของรายการพัสดุจากรายการเดิมในระบบมาเป็นรายการใหม่ 1.1.9 การค้นหาและแสดงผล สามารถค้นหารายการพัสดุในระบบได้จาก: รหัสรายการ ชื่อรายการ ประเภท ชื่อค้นหาต่างๆ ที่กำหนดไว้ การแสดงผลเป็นรูปแบบตารางที่สามารถแบ่งหน้าได้ มีระบบกรองข้อมูลตามเงื่อนไขต่างๆ

1.2 การจัดการทะเบียนครุภัณฑ์ (Asset Master) ระบบจะต้องสามารถบริหารจัดการข้อมูลครุภัณฑ์และสินทรัพย์ถาวรได้อย่างครบถ้วน โดยมีคุณสมบัติอย่างน้อยดังต่อไปนี้: 1.2.1 การบันทึกข้อมูลครุภัณฑ์ สามารถจัดการข้อมูลเกี่ยวกับทะเบียนครุภัณฑ์และสามารถเก็บรูปภาพของครุภัณฑ์ได้ สามารถกำหนดรหัสครุภัณฑ์ตามมาตรฐานของหน่วยงาน สามารถกำหนดรหัสครุภัณฑ์เป็นตัวเลขหรือตัวอักษรได้ สามารถ Running ทะเบียนครุภัณฑ์ตามประเภทของครุภัณฑ์หรือประเภทย่อยของครุภัณฑ์ได้ สามารถแยกทะเบียนครุภัณฑ์ตามประเภทของครุภัณฑ์หรือประเภทย่อยของครุภัณฑ์ได้ 1.2.2 ข้อมูลพื้นฐานของครุภัณฑ์ ระบบรองรับการบันทึกข้อมูลดังต่อไปนี้: เลขครุภัณฑ์ (Asset Tag ID) เลขครุภัณฑ์ภาครัฐ ชื่อครุภัณฑ์ ประเภทครุภัณฑ์ หมวดหมู่ ยี่ห้อ รุ่น Serial Number สถานะ รหัสกรมบัญชีกลาง 1.2.3 การกำหนดประเภทและหมวดหมู่ สามารถกำหนดประเภทของครุภัณฑ์ได้ สามารถกำหนดหมวด กลุ่ม ประเภท ชนิด ของสินทรัพย์ได้ พร้อมการรองรับการบันทึกบัญชีได้โดยอัตโนมัติ สามารถกำหนดระดับมาตรฐานของสินค้า (Grade) เพื่อแบ่งระดับมาตรฐานของสินค้า และ/หรือแบ่งตามความสำคัญในการใช้งาน 1.2.4 ข้อมูลการได้มาและการจัดซื้อ สามารถกำหนดประเภทการได้มาของสินทรัพย์ เช่น: สินทรัพย์ที่ได้จากการจัดหา สินทรัพย์ที่ได้จากการรับบริจาค สามารถบันทึกข้อมูล: วิธีการได้มา เลขที่ใบสั่งซื้อ (PO Number) โดยสามารถค้นหาจากระบบจัดซื้อได้ ผู้ขาย วันที่จัดซื้อ ราคาซื้อ งบประมาณที่ใช้ในการจัดซื้อ 1.2.5 สถานที่และผู้รับผิดชอบ สามารถระบุตำแหน่งที่ตั้งของครุภัณฑ์ได้: หน่วยงาน อาคาร ชั้น ห้อง สามารถระบุผู้ดูแลรับผิดชอบ (สามารถค้นหาจากทะเบียนบุคลากรได้) สามารถบันทึกรายละเอียดทรัพย์สินตามแผนก สถานที่ตั้ง (Location) ผู้ดูแลรับผิดชอบ 1.2.6 การรับประกันและอายุการใช้งาน สามารถบันทึกระยะเวลารับประกัน สามารถบันทึกวันที่สิ้นสุดประกัน สามารถบันทึกอายุการใช้งานโดยประมาณ (ปี) รองรับการแจ้งเตือนเมื่อใกล้หมดอายุการประกัน 1.2.7 ข้อมูลค่าเสื่อมราคา สามารถกำหนดวันที่เริ่มคิดค่าเสื่อมราคา สามารถกำหนดวิธีการคิดค่าเสื่อมราคา สามารถกำหนดอัตรา (%) สามารถกำหนดราคาซาก (Salvage Value) สามารถกำหนดสมุดการบันทึกค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ได้ สามารถกำหนดวันที่เริ่มและวันที่สิ้นสุดการคำนวณค่าเสื่อมราคาได้ ระบบสามารถคำนวณค่าเสื่อมราคาได้ตามระยะเวลาที่ต้องการ เช่น วัน สัปดาห์ เดือน ปี ระบบแสดงผลการคำนวณได้แก่: ค่าเสื่อมราคาสะสม มูลค่าตามบัญชีปัจจุบัน 1.2.8 ส่วนประกอบของครุภัณฑ์ สามารถบันทึกรายการส่วนประกอบของครุภัณฑ์แต่ละรายการได้มากกว่า 1 รายการ สามารถผูกครุภัณฑ์ชิ้นอื่นเข้ามาเป็นส่วนประกอบของครุภัณฑ์หลัก 1.2.9 การจัดการสถานะ สามารถกำหนดการสิ้นสภาพการเป็นครุภัณฑ์ เช่น: ตัดจำหน่าย หมดอายุ ชำรุด ทำลาย ขาย สามารถกำหนดรหัสสถานะของสินทรัพย์ เช่น: สถานะปกติ อยู่ระหว่างซ่อม ชำรุดรอซ่อม 1.2.10 การค้นหาและสอบถาม สามารถค้นหารายการครุภัณฑ์จากรายการครุภัณฑ์ได้ สามารถค้นหารายการครุภัณฑ์จากรหัสหน่วยงานได้ สามารถค้นหารายการครุภัณฑ์จากรหัส Serial Number ได้ การแสดงผลเป็นรูปแบบตารางที่สามารถแบ่งหน้าได้ มีระบบกรองข้อมูลตามประเภท หน่วยงาน สถานะ และช่วงวันที่จัดซื้อ 1.2.11 การจัดการเอกสารและรูปภาพ สามารถเก็บรูปภาพครุภัณฑ์แต่ละรายการได้ รองรับการแนบไฟล์รูปภาพในแต่ละรายการของสินทรัพย์ได้ สามารถบันทึกรูปภาพทรัพย์สินและแนบไฟล์ข้อมูลทรัพย์สิน เช่น คู่มือการใช้งาน สามารถแนบภาพได้อย่างน้อย 3 ภาพ 1.2.12 การเชื่อมโยงข้อมูล สามารถบันทึกทะเบียนครุภัณฑ์ใหม่โดยเชื่อมโยงจากระบบงานคลังพัสดุได้ สามารถเชื่อมโยงกับระบบจัดซื้อและระบบบัญชี เชื่อมโยงและถ่ายโอนข้อมูลค่าเสื่อมราคากับระบบงานบัญชีได้

1.3 การกำหนดราคาและบาร์โค้ด (Price & Barcode Management) 1.3.1 การกำหนดราคา สามารถกำหนดราคาขาย (รวม VAT) สามารถเลือกอัตรา VAT ระบบคำนวณราคาขาย (ไม่รวม VAT) และยอด VAT ให้อัตโนมัติ สามารถบันทึกต้นทุนล่าสุด (Last Cost Price) สามารถกำหนดราคา OPD และราคา IPD สามารถกำหนดราคากลางสำหรับอ้างอิงในการสั่งซื้อได้ 1.3.2 การกำหนดราคาตามสิทธิ์การรักษา รองรับการกำหนดราคาตามสิทธิ์การรักษาต่างๆ สามารถกำหนดราคาแยกตามสิทธิ์ได้ เช่น: ราคาผู้ป่วยนอก (OPD Price) ราคาผู้ป่วยใน (IPD Price) ราคาสิทธิ์คู่สัญญา ราคาพนักงาน ราคาทุน 1.3.3 การจัดการบาร์โค้ด สามารถเพิ่มบาร์โค้ดได้ไม่จำกัดจำนวน รองรับการกำหนดประเภทบาร์โค้ด (เช่น EAN13, QRCODE) สามารถกำหนดบาร์โค้ดหลักได้ ระบบควบคุมสินค้าเข้าและสินค้าออกของคลังสินค้าด้วยระบบ "บาร์โค้ด" หรือ "QR CODE" รองรับการพิมพ์บาร์โค้ด/QR Code

1.4 การจัดการข้อมูลคลัง (Warehouse Master) 1.4.1 โครงสร้างคลัง สามารถสร้างคลังสินค้าย่อยเพื่อรองรับการควบคุมการเบิกใช้งาน สามารถกำหนดรายละเอียดของคลังสินค้าหลักและคลังสินค้าย่อย (Main Store/Sub Store) สามารถแยกสถานที่ (Location) ในการจัดเก็บสินค้าคงคลังกับสินค้าฝากขาย (Consignment) ได้ชัดเจน ระบบสามารถระบุสถานที่จัดเก็บสินค้าแต่ละชนิด รวมถึงการจัดเก็บสินค้าของคลังสินค้าแต่ละแห่งที่มีการควบคุมตามชั้นแถว เช่น วันรับของ วันหมดอายุ (Lot Control) 1.4.2 การกำหนดหน่วยงานและสิทธิ์ สามารถกำหนดหน่วยงานผู้รับผิดชอบการจัดซื้อ (เลือก "พัสดุ" หรือ "เภสัชกรรม") สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงแต่ละคลัง

โมดูล 2: การจัดซื้อจัดจ้าง (Procurement Management) 2.1 การจัดการใบขอซื้อ (Purchase Requisition - PR) ระบบรองรับกระบวนการขอซื้อที่เป็นมาตรฐาน ควบคุมการใช้งบประมาณตั้งแต่จุดเริ่มต้น โดยมีคุณสมบัติอย่างน้อยดังต่อไปนี้: 2.1.1 การสร้างและจัดการใบขอซื้อ ระบบสามารถสร้างการขอซื้อโดยการคีย์ข้อมูลขอซื้อ สามารถบันทึกข้อมูลการเสนอซื้อโดยมีข้อมูล: ผู้จำหน่าย ประเภทใบเสนอซื้อ แผนกที่เสนอซื้อ ประเภท VAT วิธีการจัดซื้อจัดจ้าง วันที่เสนอซื้อ สามารถระบุหัวเรื่องในการขอเสนอซื้อสินค้าได้ สามารถระบุรหัสบริษัทที่จะขอเสนอซื้อได้ สามารถระบุเลขที่สัญญาและหมายเหตุที่เกี่ยวข้องในการจัดซื้อได้ 2.1.2 การเชื่อมโยงงบประมาณ ต้องเชื่อมโยงกับโครงการที่ได้รับอนุมัติจากโมดูลงบประมาณ (Required) ระบบแสดงงบประมาณคงเหลือของโครงการนั้นให้ผู้ใช้ทราบ สามารถเชื่อมโยงกับระบบงบประมาณ เมื่อมีการขอซื้อ/จ้าง ระบบสามารถตรวจสอบงบประมาณคงเหลือและรายงานจำนวนคงเหลือได้ ระบบสามารถรองรับการตรวจสอบงบประมาณกับการขอซื้อ สามารถบันทึกงบประมาณในการจัดซื้อได้ 2.1.3 การเลือกและเพิ่มรายการพัสดุ ผู้ใช้สามารถค้นหาและเพิ่มรายการพัสดุ/ครุภัณฑ์ที่ต้องการ พร้อมระบุจำนวน ระบบแสดงราคาซื้อครั้งล่าสุดเพื่อให้ผู้ใช้ประเมินราคารวมของใบขอซื้อได้ สามารถระบุจำนวนสินค้าที่จะจัดซื้อเป็นหน่วยนับและหน่วยบรรจุได้ สามารถแสดงจำนวนสินค้าคงเหลือ 2.1.4 การตรวจสอบและกันงบประมาณ ก่อนส่งอนุมัติ ระบบดำเนินการดังนี้: การตรวจสอบงบประมาณ (Real-time Budget Check): ตรวจสอบยอดรวมของ PR กับงบประมาณคงเหลือ การกันงบประมาณ (Budget Commitment): หากงบประมาณเพียงพอ ระบบจะทำการ "กันงบประมาณ" ในโมดูลงบประมาณโดยอัตโนมัติ การส่งเข้าระบบอนุมัติ: สถานะของ PR จะเปลี่ยนเป็น "รออนุมัติ" และถูกส่งต่อไปยังผู้อนุมัติตาม Workflow ที่กำหนด 2.1.5 ระบบอนุมัติ ระบบสามารถรองรับกระบวนการอนุมัติการขอซื้อได้หลายระดับและหลายเงื่อนไข มีระบบการอนุมัติใบเสนอซื้อเพื่อป้องกันการแก้ไขเปลี่ยนแปลงเอกสารหลังจากได้รับการอนุมัติให้ทำเรื่องเสนอซื้อ สามารถกำหนดวงเงินอนุมัติการขอซื้อ/จ้างสำหรับผู้มีอำนาจอนุมัติในแต่ละระดับได้ รองรับการจัดทำ/ยกเลิก ใบขอซื้อ/จ้าง ได้ เชื่อมโยงกับระบบอนุมัติกลาง (Centralized Approval Workflow Engine) 2.1.6 การค้นหาและแสดงผล สามารถค้นหาข้อมูลรายการใบเสนอซื้อย้อนหลังโดยค้นหาได้จาก: ผู้จำหน่าย เลขที่ใบเสนอซื้อ ประเภทใบเสนอซื้อ สถานะเอกสาร หน่วยขอซื้อ วันที่เสนอซื้อ สามารถค้นหาข้อมูลรายการใบขอซื้อย้อนหลังโดยค้นหาได้จาก: เลขที่ใบขอซื้อ หน่วยงานที่ขอซื้อ บริษัทที่ขอซื้อ วันที่ขอซื้อ แสดงรายการ PR ที่สร้างโดยแผนกของผู้ใช้งาน โดยมีคอลัมน์: เลขที่ใบขอซื้อ วันที่ขอ โครงการ/รหัสงบประมาณ ยอดรวมโดยประมาณ สถานะ (เช่น "ฉบับร่าง", "รออนุมัติ", "อนุมัติแล้ว", "ปฏิเสธ", "สร้าง PO แล้ว") 2.1.7 การจัดการเอกสาร สามารถกำหนดเลขที่ใบขอซื้อ/จ้าง ได้ทั้งแบบ Manual และแบบอัตโนมัติ สามารถแยกเลขที่ใบขอซื้อให้อัตโนมัติ สามารถจัดเก็บข้อมูลผู้จัดทำใบสั่งซื้อ/สั่งจ้าง รวมถึงรายละเอียดต่างๆ ได้ เช่น รหัส ชื่อ วันที่ รองรับการบันทึกข้อความเพิ่มเติม (Comment) ของการขอซื้อ เพื่อแสดงไปยังผู้ขายและใบสั่งซื้อ 2.1.8 คุณสมบัติเพิ่มเติม สามารถระบุจำนวนวันที่ต้องส่งมอบสินค้าได้ ระบบสามารถแสดงรายละเอียดราคาและผู้ขายของสินค้าที่ขอซื้อโดยอัตโนมัติตามเงื่อนไขที่กำหนดในสินค้า ระบบสามารถกำหนดสิทธิ์ในการแก้ไขราคา การยกเลิกเปลี่ยนแปลงของใบขอซื้อ ระบบสามารถรองรับการตรวจสอบสถานะของการขอสั่งซื้อ

2.2 การบริหารจัดการใบเสนอราคา (Request for Quotation - RFQ) ระบบรองรับกระบวนการจัดหาเชิงกลยุทธ์ผ่านการเปรียบเทียบราคาและคัดเลือกผู้ขายได้อย่างมีประสิทธิภาพและโปร่งใส โดยมีคุณสมบัติอย่างน้อยดังต่อไปนี้: 2.2.1 การสร้างและจัดการ RFQ สามารถเริ่มต้นสร้าง RFQ ได้จาก "ใบขอซื้อ (PR)" ที่ผ่านการอนุมัติแล้ว สามารถรวมหลายรายการจากหลายใบขอซื้อเพื่อจัดทำ RFQ ฉบับเดียวได้ เจ้าหน้าที่จัดซื้อสามารถสร้างเอกสาร RFQ ในระบบ โดยระบุรายละเอียด: สินค้า/บริการ คุณสมบัติทางเทคนิค (Specification) จำนวนที่ต้องการ กำหนดวันสิ้นสุดการยื่นข้อเสนอ ระบบสามารถรองรับกระบวนการขอใบเสนอราคา (Request for Quotes) 2.2.2 การเชิญผู้ขาย สามารถค้นหาและเลือกผู้ขายที่ผ่านการรับรอง (Qualified Supplier) จากทะเบียนผู้ขาย สามารถส่งคำเชิญให้เข้าร่วมยื่นข้อเสนอผ่านทาง "Supplier Portal" สามารถกำหนดวิธีการส่งใบสั่งซื้อให้ผู้ขาย เช่น Fax, Email, EDX 2.2.3 การยื่นข้อเสนอผ่าน Supplier Portal ผู้ขายที่ได้รับเชิญทำการยื่นข้อเสนอ (ราคา, เงื่อนไข, ระยะเวลาจัดส่ง) ผ่านทาง Supplier Portal ระบบป้องกันการยื่นข้อเสนอหลังสิ้นสุดเวลาที่กำหนด ผู้ขายสามารถดู RFQ ที่ได้รับเชิญและยื่นข้อเสนอผ่านระบบได้ 2.2.4 การเปรียบเทียบข้อเสนอ หลังจากสิ้นสุดเวลายื่นข้อเสนอ ระบบมี "หน้าจอเปรียบเทียบข้อเสนอ (Bid Comparison Screen)" แสดงข้อมูลจากผู้ขายทุกรายแบบเคียงข้างกัน (Side-by-side) มีการเน้น (Highlight) ข้อเสนอที่ดีที่สุดในแต่ละรายการ ช่วยในการวิเคราะห์และตัดสินใจได้ง่าย 2.2.5 การอนุมัติและสร้างเอกสาร หลังจากคัดเลือกผู้ชนะแล้ว ระบบสามารถสร้าง "ใบสั่งซื้อ (PO)" หรือ "สัญญา (Contract)" จากข้อมูลของผู้ชนะใน RFQ ได้โดยอัตโนมัติ

2.3 การจัดการใบสั่งซื้อ (Purchase Order - PO) ระบบรองรับการสร้างเอกสารสั่งซื้อที่เป็นทางการ มีการอ้างอิงที่ถูกต้อง และส่งมอบให้ผู้ขายได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยมีคุณสมบัติอย่างน้อยดังต่อไปนี้: 2.3.1 การสร้างใบสั่งซื้อ สามารถสร้างใบสั่งซื้อจากใบขอซื้อ (PR) ที่อนุมัติแล้ว สามารถเลือกรายการจากหลาย PR (หากเป็นผู้ขายรายเดียวกัน) เพื่อรวมสร้างเป็น PO ฉบับเดียวได้ ระบบสามารถสร้างการสั่งซื้อโดยการคีย์ข้อมูลสั่งซื้อ ระบบสามารถสร้างการสั่งซื้อให้อัตโนมัติโดยการดึงข้อมูลจากข้อมูลการขอซื้อ สามารถบันทึกออกใบสั่งซื้อครุภัณฑ์โดยเลือกจากใบขอซื้อที่ได้รับการอนุมัติ ซึ่งข้อมูลที่อยู่ในใบขอซื้อจะเชื่อมโยงมายังใบสั่งซื้อที่ออก 2.3.2 ข้อมูลส่วนหัว (Header) การเลือกผู้ขาย (Required): ต้องมีช่องสำหรับค้นหาและเลือกผู้ขายจากทะเบียน เงื่อนไข (Terms): ระบุ เงื่อนไขการชำระเงิน (Payment Terms) วิธีการจัดส่ง ประเภท VAT แผนกที่สั่งซื้อ วันที่สั่งซื้อ 2.3.3 รายการสินค้า (Item Grid) เจ้าหน้าที่จัดซื้อกรอกราคาต่อหน่วย (Unit Price) ตามที่ตกลงกับผู้ขาย ระบบคำนวณยอดรวมและภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ให้อัตโนมัติ สามารถคำนวณหรือบันทึกมูลค่าภาษีได้ ทั้งแบบรวมภาษีและไม่รวมภาษี สามารถระบุจำนวนเงินราคาสินค้าที่จะจัดซื้อรวมของแต่ละรายการสินค้า 2.3.4 การกำหนดรูปแบบและหมายเลข สามารถกำหนดเลขที่ใบสั่งซื้อ/สั่งจ้างได้โดยอัตโนมัติหรือแบบ Manual กรณีกำหนดเลขที่เอกสารโดยอัตโนมัติ สามารถกำหนดได้ทั้งตัวเลขและตัวอักษร แยกตามประเภทสินค้า สามารถกำหนดรูปแบบการสั่งซื้อรองรับเรื่องภาษีมูลค่าเพิ่มได้ทั้ง VATIN, VATOUT หรือ Exemption (ไม่มี VAT) 2.3.5 การรองรับรูปแบบการสั่งซื้อพิเศษ สามารถรองรับการบันทึกใบสั่งซื้อสั่งจ้างหลายๆ งวดได้ ระบบสามารถรองรับการสั่งซื้อแบบมีของแถม รองรับการบริหารจัดการเวอร์ชั่น (Version) ของเอกสารใบเสนอราคา/สั่งซื้อ/จัดจ้าง สามารถรองรับการปันส่วนค่าธรรมเนียม ค่าใช้จ่าย ส่วนลด สามารถรองรับการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มเมื่อสั่งซื้อ 2.3.6 ระบบอนุมัติ ใบสั่งซื้อจะต้องผ่านกระบวนการอนุมัติภายในฝ่าย (ตามวงเงินและประเภท) ผ่านทางระบบอนุมัติกลาง ก่อนจึงจะสามารถส่งให้ผู้ขายได้ มีระบบการอนุมัติใบสั่งซื้อเพื่อป้องกันการแก้ไขเปลี่ยนแปลงเอกสารหลังจากได้รับการอนุมัติให้ทำเรื่องสั่งซื้อ ระบบสามารถรองรับกระบวนการอนุมัติการสั่งซื้อ สามารถกำหนดเงื่อนไขของการสร้างใบสั่งซื้อแบบอัตโนมัติได้ ระบบสามารถกำหนดสิทธิในการสั่งซื้อได้หลายระดับและหลายเงื่อนไข 2.3.7 การส่งเอกสารและการจัดการ เมื่อ PO ได้รับการอนุมัติขั้นสุดท้าย ระบบจะเปลี่ยนสถานะเป็น "Approved" มีฟังก์ชันสำหรับส่งไฟล์ PDF ของ PO ให้ผู้ขายผ่านทางอีเมลโดยตรงจากระบบ สามารถปิดใบสั่งซื้อโดยอัตโนมัติ เมื่อมีการรับพัสดุครบตามจำนวนหรือรายการที่สั่งซื้อไป ระบบสามารถพิมพ์ใบสั่งซื้อหลังประมวลผล ใบสั่งซื้อสามารถลงนามด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้ 2.3.8 การจัดเก็บและประวัติ สามารถจัดเก็บข้อมูลใบสั่งซื้อ/สั่งจ้างได้ตามมาตรฐานของระบบ ERP ได้ เช่น ราคาต่อหน่วย และสถานที่จัดส่ง สามารถเก็บประวัติการแก้ไขใบสั่งซื้อ/สั่งจ้าง และสามารถพิมพ์รายงานรายละเอียดการแก้ไขใบสั่งซื้อ/สั่งจ้างได้ตามต้องการ ระบบสามารถรองรับการตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงแก้ไขรายละเอียดของใบสั่งซื้อ (Change Order) 2.3.9 การค้นหาและตรวจสอบ สามารถค้นหาข้อมูลใบสั่งซื้อย้อนหลังโดยค้นหาได้จาก: ผู้จำหน่าย เลขที่ใบสั่งซื้อ ประเภทใบสั่งซื้อ สถานะเอกสาร วันที่สั่งซื้อ ระบบสามารถรองรับการตรวจสอบสถานะของใบสั่งซื้อ ระบบติดตามการสั่งซื้อ เช่น การแจ้งเตือนเมื่อสินค้าใกล้ครบกำหนดส่งมอบ 2.3.10 คุณสมบัติเพิ่มเติม สามารถบันทึกรายการบัญชีได้อัตโนมัติหลังจากทำการบันทึกรายการ สามารถรองรับการบันทึกรายการภาษี หัก ณ ที่จ่ายได้หลายรายการและหลายอัตราต่อรายการชำระเดียวกันได้ สามารถระบุเงื่อนไขสำคัญอื่นๆ เช่น รูปแบบชำระเงิน (โอนเงินล่วงหน้า) และรายละเอียดภาษีหัก ณ ที่จ่าย ระบบสามารถแนบไฟล์เอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง เมื่อทำการสั่งซื้อ ระบบสามารถกำหนดสิทธิ์ในการแก้ไขราคา การยกเลิก และการเปลี่ยนแปลงของใบสั่งซื้อ ระบบสามารถแสดงรายละเอียดราคาและผู้ขายของสินค้าที่สั่งซื้อโดยอัตโนมัติตามเงื่อนไขที่กำหนดในสินค้า มีระบบการรับวางบิล

2.4 การรับพัสดุจากผู้ขาย (Goods Receipt Note - GRN) ระบบรองรับการบันทึกการรับมอบสินค้าทางกายภาพอย่างเป็นระบบ ตรวจสอบความถูกต้องเทียบกับใบสั่งซื้อ และเป็นจุดเริ่มต้นของการบันทึกสต็อกและกระบวนการทางบัญชี โดยมีคุณสมบัติอย่างน้อยดังต่อไปนี้: 2.4.1 การเริ่มต้นกระบวนการรับของ มีช่องสำหรับค้นหา "ใบสั่งซื้อ (PO)" ที่มีสถานะ "Approved" หรือ "รับของบางส่วนแล้ว" เพื่อเริ่มกระบวนการตรวจรับ สามารถค้นหาข้อมูลใบตรวจรับครุภัณฑ์ย้อนหลัง จาก เลขที่ใบตรวจรับ และวันที่เอกสาร ระบบสามารถรองรับการรับสินค้าโดยไม่อ้างอิงใบสั่งซื้อ ระบบสามารถรองรับการรับสินค้าโดยการอ้างอิงใบสั่งซื้อ ทั้งแบบรับสินค้าเต็มจำนวนและรับสินค้าบางส่วน สามารถรองรับการรับสินค้า/บริการบางส่วนได้ 2.4.2 การดึงข้อมูลจากใบสั่งซื้อ เมื่อเลือก PO ข้อมูลผู้ขายและรายการสินค้าจะถูกดึงมาที่ฟอร์มโดยอัตโนมัติ ระบบสามารถ Load รายการสินค้าตามใบสั่งซื้อได้ 2.4.3 ข้อมูลส่วนหัว (Header) ผู้ใช้กรอก: เลขที่ใบแจ้งหนี้ของผู้ขาย วันที่รับของ คลังที่รับ เลขที่ใบส่งของผู้ขาย วัน-เวลาที่รับสินค้าจากบริษัท สามารถระบุได้ว่าต้องการให้ระบบคำนวณเงินที่รวม Vat แล้วและเงินที่หักส่วนลดแล้วในการรับสินค้าแต่ละรายการหรือไม่ 2.4.4 รายการสินค้า (Item Grid) ผู้ใช้กรอกจำนวนที่รับจริง (Received Quantity) สามารถระบุจำนวนสินค้าที่รับหรือที่แถม เป็นหน่วยบรรจุหรือหน่วยนับได้ สามารถระบุจำนวนเงินรวมและมูลค่ารวมของแถมที่ลงบันทึกรับสินค้าของสินค้าที่ระบุได้ 2.4.5 ฟิลด์บังคับตามเงื่อนไข (Conditional Fields) หากพัสดุถูกตั้งค่าเป็น Is Lot Controlled: ระบบจะบังคับให้กรอก: Lot Number วันหมดอายุ หากพัสดุถูกตั้งค่าเป็น Is Serialized: ระบบจะบังคับให้กรอก: Serial Number ให้ครบตามจำนวนที่รับ สามารถระบุได้ว่าต้องการให้ระบบสร้าง Lot No. ให้อัตโนมัติหรือไม่ ระบบสามารถบันทึกเลขที่ผลิต (Lot Number) และวันหมดอายุ (Expire Date) เมื่อรับสินค้า 2.4.6 การแนะนำตำแหน่งจัดเก็บ หลังจากกรอกข้อมูลครบถ้วน ระบบสามารถแนะนำ "ตำแหน่งจัดเก็บ (Bin Location)" ที่เหมาะสมในคลังให้ได้ 2.4.7 การตรวจสอบและคุณภาพ ระบบรองรับกระบวนการตรวจสอบสินค้า (Inspect) และการปฏิเสธการรับสินค้า (Reject) สามารถเก็บข้อมูลเหล่านี้เพื่อใช้ในการประเมินผู้ขาย สามารถแสดงข้อมูลหน่วยนับ หน่วยบรรจุ อัตราส่วนของหน่วยนับต่อหน่วยบรรจุของสินค้าที่ระบุได้ 2.4.8 การบันทึกและผลลัพธ์ (Save and Post) เมื่อบันทึกแล้ว จะส่งผลให้เกิด 3 เหตุการณ์พร้อมกัน: เพิ่มสต็อกในคลัง (Increase Stock): ปรับปรุงยอดสินค้าคงคลังในระบบบริหารคลัง อัปเดตสถานะใบสั่งซื้อ (Update PO Status): เปลี่ยนสถานะ PO เป็น "รับของบางส่วนแล้ว" หรือ "รับของครบแล้ว" ส่งข้อมูลให้ฝ่ายบัญชี (Trigger AP Process): สร้างรายการ "รอจับคู่ใบแจ้งหนี้" ในโมดูลบัญชีเจ้าหนี้โดยอัตโนมัติเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับกระบวนการ 3-Way Matching ระบบสามารถเชื่อมโยงข้อมูลการรับสินค้ากับระบบเจ้าหนี้และระบบสินค้าคงคลัง 2.4.9 การจัดการสิทธิ์และการตรวจสอบ สามารถกำหนดสิทธิ์ในการรับสินค้าและยกเลิกการรับสินค้า ระบบสามารถรองรับการตรวจสอบสถานะของการรับสินค้า สามารถตรวจสอบได้ว่าเป็นรายการรับสินค้าที่แผนกบัญชีลงหลักฐานทางบัญชีแล้วหรือไม่ สามารถตรวจสอบราคาทุนเฉลี่ยที่เปลี่ยนแปลงตามใบรับสินค้า และแต่ละรายการสินค้าในใบรับสินค้าได้ 2.4.10 การลงบันทึกรับสินค้า สามารถลงบันทึกรับสินค้าเข้าคลังได้ สามารถลงบันทึกรับสินค้าแบบตัดจ่ายให้หน่วยงานในโรงพยาบาลได้ สามารถกำหนดสิทธิ์ User ที่จะลงบันทึกรับสินค้าได้ 2.4.11 การพิมพ์เอกสารและรายงาน สามารถพิมพ์เอกสารและรายงานได้ เช่น: ใบรับสินค้า รายงานสรุปการรับสินค้า รายงานเจ้าหนี้การค้า การพิมพ์ Barcode/QR code บนใบรับสินค้า 2.4.12 การจัดการราคาและต้นทุน สามารถระบุจำนวนเงินส่วนลดของการรับสินค้าได้ สามารถระบุได้ว่าต้องคิด Vat ในการรับสินค้าหรือไม่ และสามารถระบุจำนวนเปอร์เซ็นต์ในการคิด Vat ได้ สามารถระบุได้ว่าต้องคิดส่วนลดในการรับสินค้าหรือไม่ และสามารถระบุจำนวนเปอร์เซ็นต์ในการคิดส่วนลดได้ สามารถคำนวณจำนวนเงินรวมทั้งหมดที่ลงบันทึกรับสินค้าได้ สามารถคำนวณต้นทุนสินค้ารับคืนได้อย่างถูกต้องตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป

2.5 การคืนสินค้าให้ผู้ขาย (Return to Supplier) 2.5.1 การบันทึกคืนสินค้า สามารถระบุรหัสคลังสินค้า เลขที่ใบรับสินค้า หมายเหตุที่เกี่ยวข้อง และรหัสสินค้าตามรายการกับการบันทึกคืนสินค้าได้ สามารถแสดงข้อมูลราคาทุน หน่วยนับ หน่วยบรรจุ และอัตราส่วนของหน่วยนับต่อหน่วยบรรจุได้ 2.5.2 การแสดงข้อมูล สามารถแสดงจำนวนสินค้าเดิมเป็นหน่วยนับและหน่วยบรรจุได้ สามารถแสดงวันที่เบิกครั้งสุดท้ายของสินค้าที่ระบุได้ สามารถแสดงจำนวนคงเหลือใน Stock และจำนวนที่ใช้สินค้าไปแล้ว เป็นหน่วยนับและหน่วยบรรจุได้ สามารถแสดงจำนวนสินค้าและจำนวนเงินที่ลงบันทึกคืนสินค้าของแต่ละรายการได้ และจำนวนเงินรวมทั้งหมดที่คืนสินค้าได้ 2.5.3 การดำเนินการคืนสินค้า สามารถระบุจำนวนที่จะคืนเป็นหน่วยบรรจุหรือหน่วยนับได้ สามารถคำนวณจำนวนเงินที่จะคืนได้ สามารถ Load รายการสินค้าตามเลขที่ใบรับสินค้าที่ระบุไว้ได้ สามารถกำหนดสิทธิ์ User ที่สามารถคืนสินค้าได้ สามารถพิมพ์ใบคืนสินค้าได้ สามารถทำการลดหนี้การสั่งซื้อ และออกเอกสารใบลดหนี้การสั่งซื้อได้

2.6 เอกสารและรายงานการจัดซื้อ 2.6.1 การสร้างและจัดการฟอร์มเอกสาร มีเครื่องมือในการสร้างรูปแบบฟอร์มเอกสารใบเสนอราคา สั่งซื้อ/จัดจ้าง ใช้งานในปัจจุบันและปรับเปลี่ยนรูปแบบได้ในอนาคต สามารถพิมพ์เอกสารดังกล่าวได้ และแสดงผลเป็นเอกสารหรือไฟล์ข้อมูลแบบ PDF, .xls สามารถเรียกดู/พิมพ์รายการที่ทำการขอซื้อ สั่งซื้อ และรับของเข้าคลังผ่านทางระบบได้ทั้ง 2 รูปแบบคือ PDF, Excel 2.6.2 รายงานมาตรฐาน มีรายงานมาตรฐานและมีเครื่องมือสร้างรายงานเพิ่มเติมให้สามารถตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้งานได้ รายงานดังกล่าวสามารถแสดงออกมาในรูปแบบรายงานพร้อมพิมพ์และสามารถบันทึกออกมาในรูปแบบของไฟล์เอกสาร Excel ระบบสามารถออกรายงานการตรวจสอบสินค้า ระบบสามารถออกรายงานการขอซื้อ ระบบสามารถออกรายงานการสั่งซื้อ ระบบสามารถออกรายงานการรับสินค้าประจำวัน ระบบสามารถออกรายงานสินค้าค้างส่ง 2.6.3 รายงานภาพรวมการจัดซื้อ สามารถเรียกดูรายงานข้อมูลการจัดซื้อจัดจ้าง ในลักษณะของภาพรวมทั้งระบบงาน ตั้งแต่: กระบวนการขอซื้อขอจ้าง (PR) การอนุมัติขอซื้อขอจ้าง (แสดงข้อมูลงบประมาณ) ข้อมูลการเสนอราคา ข้อมูลการคัดเลือกผู้ค้า ข้อมูลสัญญาซื้อ/จ้าง หรือใบสั่งซื้อ/จ้าง (PO) ข้อมูลการส่งมอบงาน ข้อมูลผลการตรวจรับ ข้อมูลที่บันทึกในระบบบัญชีเจ้าหนี้และรายงานงบประมาณ 2.6.4 การแสดงข้อมูลแบบ Real Time สามารถแสดงข้อมูลสรุปการจัดซื้อจัดจ้างแบบ Real Time หรือตามเงื่อนไขเวลาที่เลือก สามารถแสดงข้อมูลการจัดซื้อจัดจ้างตามประเภทงานซื้อ/งานจ้าง ตามวิธีการจัดซื้อจัดจ้าง ข้อมูลรายงานแบบ Real Time นำไปใช้ได้ทันที

2.7 การเชื่อมโยงระบบและการทำงานอัตโนมัติ 2.7.1 การเชื่อมโยงข้อมูล สามารถเชื่อมโยงข้อมูลทางบัญชีได้กับระบบอื่นๆ เช่น: ระบบเจ้าหนี้ ระบบบัญชีแยกประเภททั่วไป/งบประมาณ ระบบบริหารสินค้าคงคลัง ระบบสินทรัพย์ถาวร ระบบสามารถทำการเชื่อมโยงข้อมูลการบันทึกบัญชีกับระบบบัญชีแยกประเภท (General Ledger) ระบบสามารถทำการเชื่อมโยงข้อมูลการสั่งซื้อทรัพย์สินกับระบบทรัพย์สิน (Asset Management) ระบบสามารถทำการเชื่อมโยงข้อมูลการรับสินค้ากับระบบเจ้าหนี้ (Accounts Payable) ระบบสามารถทำการเชื่อมโยงข้อมูลการรับสินค้ากับระบบสินค้าคงคลัง (Inventory) ระบบสามารถทำการเชื่อมโยงข้อมูลการตรวจสอบงบประมาณกับงบประมาณที่ได้ทำการกำหนดไว้ (Commitment Control) 2.7.2 การเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างหน่วยงาน การเชื่อมโยงของระบบข้อมูลระหว่างหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เช่น: งบประมาณ จัดซื้อพัสดุ บัญชี รองรับระบบการจัดเก็บข้อมูลของระบบงานที่เกี่ยวข้องมารวมกัน เพื่อง่ายต่อการตรวจสอบ จัดเก็บและค้นหาข้อมูล 2.7.3 ระบบอนุมัติและ Workflow รองรับการกำหนด แก้ไข และเพิ่มเติมค่าการตั้งค่าของขั้นตอนในการอนุมัติให้จัดซื้อจัดจ้างตามได้ตามกำหนด สามารถรองรับการจัดทำเอกสารการจัดซื้อจัดจ้างให้สอดคล้องกับข้อบังคับ/ระเบียบ/ประกาศที่เกี่ยวข้อง พร้อมทั้งจัดพิมพ์เอกสารที่เกี่ยวข้องในระบบงานจัดซื้อจัดจ้างตามที่กำหนดได้

2.8 คุณสมบัติเพิ่มเติมของระบบจัดซื้อ 2.8.1 การวางแผนและเตือนการสั่งซื้อ สามารถวางแผน กำหนดจุดสั่งซื้อ และมีระบบเตือนเพื่อเชื่อมโยงข้อมูลไปยังระบบการสั่งซื้อเพิ่มได้ สามารถสร้างใบสั่งซื้อให้อัตโนมัติจากใบขอซื้อ รองรับการเก็บต้นทุนรูปแบบต่างๆ ตั้งแต่การรับวัตถุดิบจนถึงการใช้วัตถุดิบในการบริหารสินค้าที่เป็น Lot หรือ Serial 2.8.2 การใช้งานผ่านอุปกรณ์ต่างๆ สามารถใช้งานโปรแกรมได้บน PC, Tablet และมือถือได้ 2.8.3 การจัดการกรรมการ สามารถกำหนดรายชื่อกรรมการตรวจรับพัสดุ หรือ กรรมการจัดซื้อโดยวิธีต่างๆ ได้ สามารถระบุรายชื่อกรรมการเปิดซองและกรรมการตรวจรับสินค้าได้ 2.8.4 การจัดการงบประมาณ สามารถระบุงบประมาณที่ใช้ในการจัดซื้อได้ สามารถระบุหมายเหตุที่เกี่ยวข้องกับงบประมาณได้ สามารถระบุจำนวนเงินก่อนรวม VAT, จำนวน VAT, จำนวนเงินรวม, เงินประกัน และจำนวนเงินส่วนลดในภาพรวมได้ 2.8.5 เงื่อนไขการจัดซื้อ สามารถระบุเงื่อนไขพิเศษอื่นๆ หรือเงื่อนไขในการส่งสินค้าเพิ่มเติมในการจัดซื้อได้ สามารถระบุวันที่สรุป วันที่ยื่นเอกสาร ชื่อเจ้าหน้าที่ผู้รับยื่นซอง วันที่กำหนดส่งเอกสาร และวันที่ลงนามได้ สามารถระบุวันที่กำหนดส่งของได้ และสามารถเลือกให้คำนวณได้อัตโนมัติตามวันหยุดราชการตามที่ราชการประกาศในแต่ละปีได้ สามารถคำนวณวันที่กำหนดชำระเงินจาก Credit Term ที่กำหนดไว้กับรหัสบริษัทได้

โมดูล 3: การบริหารคลังพัสดุ (Warehouse Management System) 3.1 การจัดการคลังพัสดุทั่วไป ระบบรองรับการบริหารจัดการคลังพัสดุอย่างครบวงจร ตั้งแต่การรับเข้า การจ่ายออก การโอนย้าย และการปรับปรุงสต็อก โดยมีคุณสมบัติอย่างน้อยดังต่อไปนี้: 3.1.1 โครงสร้างคลังและสถานที่จัดเก็บ สามารถสร้างคลังสินค้าย่อยเพื่อรองรับการควบคุมการเบิกใช้งาน รวมทั้งสามารถโอนย้ายสินค้า/พัสดุระหว่างคลังใหญ่และคลังย่อยได้ ระบบสามารถกำหนดรายละเอียดของคลังสินค้าหลักและคลังสินค้าย่อย (Main Store/Sub Store) รวมถึงรายการสินค้าในแต่ละคลังสินค้าได้ ระบบสามารถแยกสถานที่ (Location) ในการจัดเก็บสินค้าคงคลังกับสินค้าฝากขาย (Consignment) ได้ชัดเจน เพื่อการควบคุมภายในยอดคงเหลือ ระบบสามารถระบุสถานที่จัดเก็บสินค้าแต่ละชนิด รวมถึงการจัดเก็บสินค้าของคลังสินค้าแต่ละแห่งที่มีการควบคุมตามชั้นแถว เช่น วันรับของ วันหมดอายุ (Lot Control) 3.1.2 การรับพัสดุเข้าคลัง สามารถเชื่อมโยงกับระบบงานพัสดุในด้านการรับสินค้าเข้าคลังได้ ระบบสามารถรับยาเข้าคลังย่อยจากคลังยาใหญ่, รับคืนจากหอผู้ป่วย รองรับการรับพัสดุจากหลายช่องทาง: การรับจากผู้ขาย การรับโอนจากคลังอื่น การรับคืนจากหน่วยงาน การรับของแถม วัสดุ และครุภัณฑ์จากการสั่งซื้อ 3.1.3 การตรวจสอบสินค้าคงคลัง สามารถตรวจสอบสินค้าคงคลังผ่านทางระบบได้หลายรูปแบบ คือ: Stock Card Stock Movements Stock Summary สามารถค้นหาพัสดุเพื่อดูยอดคงเหลือของพัสดุที่อยู่ในคลังได้ โดยสามารถแสดงแบบรายการทั้งหมด หรือดูยอดรวมของพัสดุแต่ละรายการ ระบบสามารถแสดงรายละเอียดการเคลื่อนไหวของสินค้าในคลังได้ สามารถดู stock card movement ได้แบบ real time สามารถตรวจสอบข้อมูลยอดคงเหลือตามแต่ละคลังสินค้า หรือทั้งหมดของโรงพยาบาลได้ 3.1.4 การสอบถามยอดคงเหลือ สามารถดูข้อมูลยอดคงเหลือของรายการพัสดุของระบบได้ โดยสามารถเรียกดูได้ตาม: ยอดคงเหลือที่ต่ำกว่าจุดสั่งซื้อ ต่ำกว่าจุดต่ำสุด สูงกว่าจุดสูงสุด ระบบสามารถตรวจสอบยาคงเหลือได้ตลอดเวลา ทั้งที่เป็นยอดปัจจุบัน และยอดคงเหลือย้อนหลังตามช่วงวันที่ระบุ สามารถแสดงจำนวนคงเหลือและระบุจำนวนสินค้าที่จะจัดซื้อเป็นหน่วยนับและหน่วยบรรจุได้ 3.1.5 การแจ้งเตือน สามารถแจ้งเตือนเมื่อสินค้า/พัสดุไม่พอต่อการขายหรือทำการโอนย้าย ระบบแจ้งเตือนเมื่อจำนวนวัสดุคงคลังใกล้หมด/ของหมด

3.2 การขอเบิกพัสดุ (Internal Requisition) 3.2.1 การสร้างใบขอเบิก สามารถให้คลังย่อยตามแผนกทำใบขอเบิก/ขอโอนผ่านระบบมาที่คลังพัสดุเพื่อขอเบิกพัสดุได้ สามารถให้คลังย่อยทำใบบันทึกขอเบิกผ่านระบบมาที่คลังครุภัณฑ์ได้ สามารถระบุรหัสหน่วยที่ขอเบิกและเลขที่หนังสือ กับหน่วยที่ให้เบิกสินค้าได้ และหมายเหตุอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการขอเบิกสินค้าได้ สามารถระบุได้ว่าจะส่งเรื่องขอเบิกสินค้าไปยังหน่วยงานที่ให้เบิกสินค้าหรือไม่ สามารถระบุได้ว่าเป็นการขอเบิกสินค้าแบบเร่งด่วนหรือไม่ 3.2.2 การเลือกรายการเบิก สามารถระบุรหัสสินค้าที่จะขอเบิกสินค้าได้ สามารถระบุจำนวนที่ขอเบิกสินค้าเป็นหน่วยบรรจุ หรือ หน่วยนับได้ สามารถ Load รายการสินค้าที่ต่ำกว่า Safety Level หรือที่ต่ำกว่า Max Level ที่กำหนดไว้ ในการลงบันทึกขอเบิกได้ 3.2.3 การอนุมัติใบขอเบิก หน่วยให้เบิกสามารถอนุมัติรายการขอเบิกสินค้าที่ส่งมาได้ สามารถกำหนดสิทธิ์ User ในการอนุมัติรายการขอเบิกสินค้าได้ สามารถตรวจสอบได้ว่ารายการขอเบิกสินค้าได้รับอนุมัติแล้วหรือไม่ สามารถแสดงข้อมูลรหัสผู้ให้อนุมัติรายการขอเบิกสินค้าได้ มีระบบการอนุมัติใบขอเบิกเพื่อป้องกันการแก้ไขเปลี่ยนแปลงเอกสารหลังจากคลังตรวจสอบเอกสารการขอเบิกแล้ว 3.2.4 การค้นหาและติดตาม สามารถค้นหาข้อมูลใบขอเบิก/ขอโอนย้อนหลังโดยค้นหาได้จาก: ประเภทเอกสาร คลัง (ออก) คลัง (เข้า) เลขที่เอกสาร วันที่เอกสาร คลังขอเบิก สามารถค้นหารายการครุภัณฑ์ในระบบได้จาก: รหัสรายการ ชื่อรายการ

3.3 การจ่ายพัสดุออกจากคลัง (Dispense/Issue) 3.3.1 การดำเนินการจ่ายพัสดุ สามารถเห็นจำนวนที่คลังย่อยขอเบิกมา และแก้ไขจำนวนที่จะโอนให้กับคลังย่อยใหม่ได้ สามารถบันทึกรายการในหน้าใบโอนออก โดยไม่ต้องเลือกจากใบขอเบิก/ขอโอน ซึ่งระบบให้ใส่ข้อมูล: ประเภทเอกสาร คลัง (ออก) คลัง (เข้า) แผนกที่ขอ วันที่เอกสาร สามารถบันทึกใบโอนออกโดยเลือกจากใบขอเบิก/ขอโอนที่ได้รับการอนุมัติ ซึ่งข้อมูลที่อยู่ในใบขอเบิก/ขอโอนจะเชื่อมโยงมายังใบโอนออก พร้อมกับแสดงเลขที่ใบขอเบิก/ขอโอนที่ดึงมาเป็นใบโอนออก 3.3.2 ระบบอนุมัติใบโอนออก มีระบบการอนุมัติใบโอนออกเพื่อป้องกันการแก้ไขเปลี่ยนแปลงเอกสารหลังจากการคลังตรวจสอบเอกสารการโอนแล้ว เมื่ออนุมัติใบโอนออก ระบบตัดสต็อกคลังพัสดุตามจำนวนของแต่ละรายการที่อยู่ในใบโอนออกทันที การขอเบิกแล้ว และเมื่ออนุมัติใบขอเบิก ระบบตัดสต็อกคลังพัสดุตามจำนวนของแต่ละรายการที่อยู่ในใบขอเบิกออกทันที 3.3.3 การค้นหาและเอกสาร สามารถค้นหาข้อมูลใบโอนออกย้อนหลังโดยค้นหาได้จาก: ประเภทเอกสาร คลัง (ออก) คลัง (เข้า) เลขที่เอกสาร วันที่เอกสาร สามารถค้นหาข้อมูลใบอนุมัติการเบิกย้อนหลังโดยค้นหาได้จาก คลังขอเบิก เลขที่เอกสาร และวันที่เอกสาร สามารถทำสำเนาเอกสารจากใบขอเบิก/ขอโอน ใบโอนออกได้โดยการเลือกต้นฉบับจากใบเดิม แล้วทำสำเนามาเป็นใบใหม่ เลขที่จะเปลี่ยนให้อัตโนมัติ

3.4 การรับพัสดุเข้าคลังย่อย (Sub-Warehouse Receipt) 3.4.1 การดำเนินการรับของ สามารถค้นหาข้อมูลใบรับของโอนย้อนหลังโดยค้นหาได้จาก: ประเภทเอกสาร คลัง (ออก) คลัง (เข้า) เลขที่เอกสาร วันที่เอกสาร แสดงรายการและจำนวนที่คลังหลักจ่ายมา ผู้ใช้กรอกจำนวนที่รับจริง (Received Quantity) เพื่อยืนยัน 3.4.2 ระบบอนุมัติใบรับของโอน มีระบบการอนุมัติใบรับของโอนเพื่อป้องกันการแก้ไขเปลี่ยนแปลงเอกสารหลังจากการคลังย่อยตรวจสอบเอกสารการโอนแล้ว เมื่ออนุมัติใบโอนรับของโอน ระบบเพิ่มสต็อกให้กับคลังย่อยตามจำนวนของแต่ละรายการที่อยู่ในใบรับของโอนทันที 3.4.3 ผลลัพธ์การบันทึก เพิ่มสต็อกในคลังย่อย (Increase Stock): ปรับปรุงยอดสินค้าคงคลังในคลังย่อยของผู้ใช้ อัปเดตสถานะการจัดส่ง: เปลี่ยนสถานะของรายการจัดส่งเป็น "รับของแล้ว" สร้างรายการรอรับ: สร้างรายการ "รอรับเข้าคลังย่อย" เพื่อให้หน่วยงานปลายทางดำเนินการต่อ

3.5 การโอนย้ายพัสดุระหว่างคลัง (Inter-Warehouse Transfer) 3.5.1 การโอนย้าย สามารถรองรับกระบวนการโอนวัสดุ การยืม การคืน ระหว่างสถานที่จัดเก็บและระหว่างหน่วยงานได้ สามารถโอนยอดสินค้าระหว่างคลังสินค้าได้ ระบบสามารถทำการโอนย้ายสินค้าจากคลังสินค้าได้ 3.5.2 การบันทึกข้อมูล ระบบให้ใส่ข้อมูล: ประเภทเอกสาร คลัง (ออก) คลัง (เข้า) แผนกที่ขอ วันที่เอกสาร เจ้าหน้าที่จะต้องยืนยันการหยิบโดย: เดินไปยังตำแหน่งที่ระบบแนะนำ สแกนบาร์โค้ดของ Bin Location และ/หรือ Lot Number กรอกจำนวนที่จ่ายจริง (Dispensed Quantity)

3.6 การปรับปรุงยอดพัสดุ (Stock Adjustment) 3.6.1 การปรับปรุงยอด สามารถทำการปรับปรุงยอดคงเหลือของรายการพัสดุ พร้อมทั้งสามารถใส่หมายเหตุในการปรับปรุงยอด เมื่อมีการตรวจนับรายการพัสดุ สามารถทำการปรับปรุงจำนวนสินค้าจากการตรวจนับ (Stock Count) ได้ สามารถลงบันทึกปรับ Stock โดยการนำเข้าได้ สามารถลงบันทึกปรับ Stock โดยการจ่ายออกได้ สามารถทำการปรับปรุงราคาสินค้า (Adjust Cost) กรณีที่ต้นทุนสินค้าไม่ถูกต้อง 3.6.2 ประเภทการปรับยอด ผู้ใช้ต้องเลือกประเภทการปรับยอดจาก Dropdown เช่น: "ตัดใช้ภายใน (Internal Use)" "ชำรุด (Damaged)" "ปรับยอดจากการตรวจนับ (Stock Count Adjustment)" ฐานข้อมูลเหตุผลการ Adjust 3.6.3 การดำเนินการ ผู้ใช้ค้นหาและเลือกพัสดุที่มีอยู่ในคลังย่อยของตนเอง ระบบแสดง Lot Number ที่มีให้เลือก ผู้ใช้กรอกจำนวนที่ปรับปรุง (Quantity Adjusted) (สามารถเป็นค่าบวกหรือลบได้) ระบบปรับปรุงสต็อกในคลังย่อยตามจำนวนและประเภทที่ระบุ สามารถกำหนดสิทธิ์ User ในการปรับ Stock ได้

3.7 การตรวจนับสต็อก (Cycle Counting) 3.7.1 การบริหารจัดการแผนการตรวจนับ (สำหรับผู้จัดการคลัง) ผู้จัดการคลังสามารถสร้าง "แผนการตรวจนับ" ได้หลายรูปแบบ เช่น: ตามความถี่: "พัสดุมูลค่าสูง (กลุ่ม A) - ตรวจนับทุกเดือน", "พัสดุทั่วไป (กลุ่ม C) - ตรวจนับทุก 6 เดือน" ตามตำแหน่ง: "ตรวจนับสินค้าใน Aisle 1-5 ในไตรมาสที่ 1" ในแผนจะประกอบด้วย "รายการตรวจสอบ (Checklist)" และ "ความถี่ (Frequency)" 3.7.2 การดำเนินการตรวจนับ (สำหรับเจ้าหน้าที่คลัง) ระบบจะสร้าง "Task การตรวจนับ" ประจำวัน/สัปดาห์โดยอัตโนมัติตามแผน และมอบหมายให้เจ้าหน้าที่ เจ้าหน้าที่ใช้ Tablet หรือ Mobile App เพื่อเปิด Task ของตนเอง กระบวนการตรวจนับ (Blind Count): ระบบจะแสดงตำแหน่ง (Bin Location) และชื่อพัสดุที่ต้องไปนับ แต่จะไม่แสดงจำนวนคงเหลือในระบบ เจ้าหน้าที่ไปที่ตำแหน่งนั้นและทำการนับจำนวนจริง แล้วกรอกลงในแอปฯ สามารถตรวจสอบข้อมูลสินทรัพย์ของแต่ละหน่วยงาน ด้วยการยิง QR Code ผ่าน Application มือถือและออกรายงานผลการตรวจนับ 3.7.3 การตรวจสอบและอนุมัติผลต่าง (Variance Reconciliation) ระบบจะสร้าง "รายงานผลต่าง" เปรียบเทียบจำนวนที่นับได้กับจำนวนในระบบ ผู้จัดการคลังตรวจสอบรายงาน และทำการ "อนุมัติ" การปรับยอด ระบบจะสร้างเอกสาร "Stock Count Adjustment" โดยอัตโนมัติเพื่อปรับปรุงสต็อกให้ถูกต้อง มีรายงานสำหรับการตรวจนับวัสดุและผลการตรวจนับวัสดุได้ตามกำหนดเวลาที่ต้องการ

3.8 การจัดการข้อมูลและรายงานคลัง 3.8.1 การกำหนดรูปแบบเอกสาร สามารถกำหนดรูปแบบเลขที่ใบขอเบิก/ขอโอน ใบโอนออก และใบรับของโอนให้อัตโนมัติ โดยจะแยกตามประเภทเอกสาร ถ้าประเภทเอกสารใบโอนออกต่างกัน รูปแบบเลขที่เอกสารจะต่างกัน 3.8.2 เอกสารแบบฟอร์ม ระบบรองรับการพิมพ์เอกสารดังต่อไปนี้: ใบโอนออก ใบรับของโอน ใบขอเบิก/ขอโอน ใบรายการยอดคงเหลือ ใบปรับปรุงยอดคงเหลือ ใบยืมพัสดุ/ใบคืนพัสดุ ใบเบิกวัสดุ 3.8.3 รายงานต่างๆ ระบบสามารถออกรายงานได้หลากหลาย ได้แก่: รายงานการตรวจสอบการรับ-พัสดุ รายงานการตรวจสอบการรับ-จ่ายพัสดุ รายงานข้อมูลเกี่ยวกับการจ่ายวัสดุออกจากคลัง จำแนกตามส่วนงานและประเภทวัสดุ รายงานข้อมูลเกี่ยวกับการขอเบิกวัสดุเกินมาตรฐานที่กำหนด รายงานสินค้าคงคลังแยกตามประเภทสินค้า ตามหน่วยคลัง รายงานสินค้าค้างรับ รายงานการรับแจ้งหนี้จากผู้ขาย รายงานเกี่ยวกับความเคลื่อนไหวของวัสดุครุภัณฑ์ รายงานสรุปยอดพัสดุคงคลัง 3.8.4 รายงานยอดคงเหลือและความเคลื่อนไหว รายงานข้อมูลเกี่ยวกับวัสดุคงเหลือเป็นปัจจุบัน รายงานข้อมูลเกี่ยวกับยอดวัสดุคงเหลือขั้นต่ำ ณ จุดสั่งซื้อ รายงานข้อมูลเกี่ยวกับยอดการรับเข้า-จ่ายออกและคงเหลือ รายงานข้อมูลเกี่ยวการเปรียบเทียบการรับเข้า-จ่ายออกระหว่างงวด รายงานข้อมูลเกี่ยวกับราคาซื้อวัสดุครุภัณฑ์ครั้งล่าสุด รายงานข้อมูลเกี่ยวกับรายละเอียดของครุภัณฑ์และยอดคงคลังประจำงวดและเวลา

3.9 คลังเวชภัณฑ์และยา (Pharmacy Warehouse) ระบบรองรับการบริหารจัดการคลังเวชภัณฑ์และยาโดยเฉพาะ โดยมีคุณสมบัติอย่างน้อยดังต่อไปนี้: 3.9.1 การควบคุมสต็อกเวชภัณฑ์และยา ระบบการควบคุมยาและเวชภัณฑ์ใช้ในการบันทึกข้อมูลยาและเวชภัณฑ์ โดยสามารถควบคุมการรับ-จ่าย-โอนยาจากทั้งคลังยาใหญ่และคลังยาย่อยหลายๆ แห่ง บันทึกการรับ-จ่าย-โอนเป็นแบบ Real-Time System ทำให้สามารถทราบจำนวนยาที่เหลืออยู่ในคลังยาที่คุม Stock ได้ทุกขณะของการทำงาน สามารถค้นหารายการยา/เวชภัณฑ์เพื่อดูยอดคงเหลือของยา/เวชภัณฑ์ที่อยู่ในคลังได้ โดยสามารถแสดงแบบรายการทั้งหมด หรือดูยอดรวมของยา/เวชภัณฑ์แต่ละรายการ ระบบสามารถแสดงข้อมูลปริมาณ Stock ยาและเวชภัณฑ์ของคลังยาแต่ละห้องจ่ายยา เพื่อช่วยในการบริหารคลังยา สามารถเชื่อมโยงข้อมูลไปยังระบบจัดซื้อจัดจ้าง และระบบขายยาและเวชภัณฑ์ของ HIS ได้ 3.9.2 การจัดการวันหมดอายุ มีระบบการเตือนยาตัวใด Lot ใดใกล้หมดอายุ เพื่อสะดวกในการส่งไปแลกเปลี่ยนหรือจำหน่ายยาตัวนั้นออกจากคลังยา สามารถตรวจสอบรายการยาและเวชภัณฑ์ตามวันหมดอายุได้ โดยระบุระยะเวลาที่ยา/เวชภัณฑ์จะหมดอายุภายในระยะเวลาเป็นเดือนหรือวันและสามารถสั่งพิมพ์ได้ สามารถระบุวันหมดอายุของสินค้าหรือของแถมที่ระบุได้ 3.9.3 การจัดการข้อมูลยาและเวชภัณฑ์ สามารถบันทึกข้อมูลรายการพัสดุ โดยสามารถบันทึกข้อมูล: รหัสรายการ ชื่อการค้า รหัสกรมบัญชีกลาง กลุ่มสิทธิ ราคา OPD ราคา IPD ราคากลางยา สามารถทำสำเนาของรายการยา/เวชภัณฑ์จากรายการเดิมในระบบมาเป็นรายการใหม่ โดยเมื่อสำเนาเป็นรายการใหม่แล้วสามารถเปลี่ยนแปลงรหัส ชื่อการค้า ชื่อค้นหา ราคาได้ตามต้องการ 3.9.4 การจัดการขอเบิกและจ่ายยา สามารถให้คลังยาย่อยทำใบขอเบิก/ขอโอนผ่านระบบมาที่คลังยาเพื่อขอเบิกยาได้ สามารถเห็นจำนวนที่คลังยาย่อยขอเบิกมา และแก้ไขจำนวนที่จะโอนให้กับคลังยาย่อยใหม่ได้ สามารถบันทึกใบโอนออกโดยเลือกจากใบขอเบิก/ขอโอนที่ได้รับการอนุมัติ ซึ่งข้อมูลที่อยู่ในใบขอเบิก/ขอโอนจะเชื่อมโยงมายังใบโอนออก พร้อมกับแสดงเลขที่ใบขอเบิก/ขอโอนที่ดึงมาเป็นใบโอนออก สามารถบันทึกรายการในหน้าใบโอนออก โดยไม่ต้องเลือกจากใบขอเบิกขอโอน มีระบบการอนุมัติใบโอนออกเพื่อป้องกันการแก้ไขเปลี่ยนแปลงเอกสารหลังจากการคลังตรวจสอบเอกสารการโอนแล้ว และเมื่ออนุมัติใบโอนออก ระบบตัดสต็อกคลังยาตามจำนวนของแต่ละรายการที่อยู่ในใบโอนออกทันที มีระบบการอนุมัติใบรับของโอนเพื่อป้องกันการแก้ไขเปลี่ยนแปลงเอกสารหลังจากการคลังยาย่อยตรวจสอบเอกสารการโอนแล้ว 3.9.5 การค้นหาเอกสาร สามารถค้นหาข้อมูลย้อนหลังได้จาก: ประเภทเอกสาร คลัง (ออก) คลัง (เข้า) เลขที่เอกสาร วันที่เอกสาร รองรับการค้นหาสำหรับเอกสารต่อไปนี้: ใบขอเบิก/ขอโอน ใบโอนออก ใบรับของโอน รายการใบเสนอซื้อ ใบสั่งซื้อ ใบตรวจรับพัสดุ 3.9.6 การตั้งค่าและการจัดการ มีระบบการตั้งค่าจุดต่ำสุด-สูงสุดของรายการยา/เวชภัณฑ์ที่อยู่ในคลัง โดยสามารถกำหนดได้แยกตามจำนวนคลังที่ใช้งาน สามารถเก็บฐานข้อมูลได้ดังนี้: Master หน่วยนับ Stock Take group Vender/Supplier แผนก การกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้ ค่า Min คลังและแต่ละห้องยาที่มี stock ฐานข้อมูลเหตุผลการ Adjust การกำหนดประเภทสินค้า (Pharmaco Category, SubCategory, SubminorCategory) 3.9.7 รายงานคลังเวชภัณฑ์และยา รายงานการตรวจสอบการรับ-จ่ายยาและเวชภัณฑ์ รายงานรายการยาใกล้หมดอายุ รายงานการรับสินค้า รายงานสินค้าค้างรับ รายงานการรับแจ้งหนี้จากผู้ขาย รายงานสรุปยอดยา/เวชภัณฑ์คงคลัง รายงานการรับยา/เวชภัณฑ์เข้าคลัง รายงานเวชภัณฑ์ค้างส่ง ต้องการทราบว่าอยู่ในขั้นตอนใด มีใบสั่งซื้อยา-เวชภัณฑ์นอกโรงพยาบาล มีบันทึกข้อความ (ใบขอดำเนินการจัดซื้อ) มีระบบออกใบสั่งซื้อ มีบันทึกข้อความ (ใบขออนุมัติจัดซื้อ) มีบันทึกข้อความ (ใบขออนุมัติเบิกจ่าย) มีรายงานใบเสนอซื้อเวชภัณฑ์สำรองคลัง มีรายงานบันทึกการรับพัสดุและการขึ้นบัญชี

3.10 การจัดการคลังขั้นสูง (Advanced Features) 3.10.1 การจัดการหลายหน่วยนับ สามารถกำหนดหน่วยนับได้หลายหน่วยต่อหนึ่งรหัสสินค้า ตัวอย่างเช่น ยาสามารถระบุหน่วยนับเป็น กล่อง แผง เม็ด ได้ ระบบรองรับการแปลงหน่วยอัตโนมัติ 3.10.2 การจัดการ Lot และ Serial Number รองรับการบริหารจัดการสินค้าที่เป็น Lot หรือ Serial สามารถ ระบุ Lot Number ของสินค้าที่ลงบันทึกรับสินค้าได้ สามารถกำหนดได้ว่าต้องการให้ระบบสร้าง Lot No. ให้อัตโนมัติหรือไม่ 3.10.3 การเตรียมการและจัดส่ง ระบบสามารถรับข้อมูล ASN (Advanced Ship Notice) จากผู้ขาย เมื่อรถส่งของมาถึง เจ้าหน้าที่คลังสามารถเปิดข้อมูล ASN ขึ้นมาเพื่อใช้ในการตรวจรับสินค้าได้ทันที

3.11 งบประมาณและบัญชี 3.11.1 การเชื่อมโยงงบประมาณ สามารถเชื่อมโยงข้อมูลกับระบบการบริหารงบประมาณในด้านการตัดจ่าย การรับและการจ่ายเงินงบประมาณได้ ระบบการบันทึกงบประมาณยาและเวชภัณฑ์ของยาแต่ละรหัสยาได้ ระบบสามารถเรียกดูแผนงบประมาณยาและเวชภัณฑ์ในปีงบประมาณที่ดำเนินการซื้อไปแล้ว สามารถแสดงผลเป็นแผนภูมิ/กราฟประเภทต่างๆ เช่น แผนภูมิวงกลม ระบบการตัดงบประมาณราย Code ยาที่เชื่อมกับการตรวจรับของเข้า stock 3.11.2 การเชื่อมโยงบัญชี สามารถเชื่อมโยงกับระบบบัญชี เพื่อสามารถนำไปบันทึกบัญชีได้ ระบบสามารถกำหนดรหัสบัญชีแยกประเภทของสินค้าคงคลังได้มากกว่า 1 รหัสบัญชีต่อ 1 คลังสินค้าได้ ระบบสามารถรองรับการลงบัญชีของสินค้าคงคลังได้มากกว่า 1 บัญชีต่อ 1 คลังสินค้าได้ ระบบสามารถทำการบันทึกบัญชีพัก เพื่อใช้ในการตรวจสอบกระทบยอดระหว่างหน่วยงาน (Sub Module) ระบบสามารถตรวจสอบผลการคำนวณต้นทุนสินค้า และการบันทึกบัญชีได้ และสามารถทำการแก้ไขข้อมูลจากระบบสินค้าคงคลังได้ ระบบสามารถตรวจสอบข้อมูลราคาของการสั่งซื้อในแต่ละครั้งได้ 3.11.3 การจัดการต้นทุน ระบบสามารถกำหนดวิธีการคำนวณต้นทุนสินค้าตามนโยบายที่โรงพยาบาลกำหนดได้ สามารถคำนวณต้นทุนสินค้ารับคืนได้อย่างถูกต้องตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป รองรับการเก็บต้นทุนรูปแบบต่างๆ ตั้งแต่การรับวัตถุดิบจนถึงการใช้วัตถุดิบในการบริหารสินค้า

3.12 การบริหารจัดการข้อมูลและการตั้งค่า 3.12.1 การตั้งค่าข้อมูลพื้นฐาน สามารถบันทึกข้อมูลการเสนอซื้อโดยมีข้อมูลผู้จำหน่าย, ประเภทใบเสนอซื้อ, แผนกที่เสนอซื้อ, ประเภท VAT, วิธีการจัดซื้อจัดจ้าง และวันที่เสนอซื้อ สามารถกำหนดรูปแบบการสั่งซื้อรองรับเรื่องภาษีมูลค่าเพิ่มได้ทั้ง VATIN, VATOUT หรือ Exemption (ไม่มี VAT) สามารถกำหนดรูปแบบเลขที่ใบเสนอซื้อ, ใบสั่งซื้อ และใบตรวจรับพัสดุให้อัตโนมัติ โดยจะแยกตามประเภทเอกสาร 3.12.2 การกำหนดโครงสร้างงบประมาณ ใบเสนอซื้อ, ใบสั่งซื้อ และใบตรวจรับพัสดุ สามารถเลือกหมวดค่าใช้จ่าย, แผนงาน, ผลผลิต ตามที่เจ้าหน้าที่เป็นผู้กำหนดได้ สามารถกำหนดราคากลางสำหรับอ้างอิงในการสั่งซื้อได้ 3.12.3 การจัดการกรรมการ ใบเสนอซื้อ, ใบสั่งซื้อ และใบตรวจรับพัสดุ สามารถกำหนดรายชื่อกรรมการตรวจรับพัสดุ หรือกรรมการจัดซื้อโดยวิธีต่างๆ ได้ 3.12.4 ระบบอนุมัติเอกสาร มีระบบการอนุมัติใบเสนอซื้อเพื่อป้องกันการแก้ไขเปลี่ยนแปลงเอกสารหลังจากได้รับการอนุมัติให้ทำเรื่องเสนอซื้อ มีระบบการอนุมัติใบสั่งซื้อเพื่อป้องกันการแก้ไขเปลี่ยนแปลงเอกสารหลังจากได้รับการอนุมัติให้ทำเรื่องสั่งซื้อ

3.13 รายงานคลังพัสดุขั้นสูง ระบบรองรับการออกรายงานหลากหลายรูปแบบ ได้แก่: 3.13.1 รายงาน Stock Card และ Movement รายงาน Stock Card รายงาน Stock Card แบบสรุปและแจกแจงรายละเอียดได้ รายงาน Stock Transaction Detail รายงานความเคลื่อนไหวสินค้าคงคลัง สามารถตรวจสอบ Transaction ของการเปลี่ยนแปลงปริมาณของรายการสินค้าแต่ละรายการในแต่ละคลังได้ 3.13.2 รายงานสินค้าคงเหลือ รายงานสินค้าคงเหลือ ณ ปัจจุบันได้ (Stock คงเหลือประจำวัน) รายงานสินค้าคงเหลือ ณ วันที่ได้ รายงานสินค้าคงเหลือประจำเดือน (Stock คงเหลือประจำเดือน) รายงานสินค้าใน Stock ของแต่ละคลัง/ห้องยา 3.13.3 รายงานการรับและจ่าย รายงาน Stock Receive ตาม Vendor รายงานยารับฝากขาย รายงานการรับ-รายงานการโอน รายงานการโอนกลับคลัง store รายงานการโอนต่ำกว่า Min ของแต่ละห้องยา รายงานยอดยาต่ำกว่า Min ของแต่ละห้องยา รายงานการเบิก รายงานการเบิกของแต่ละหน่วยงาน 3.13.4 รายงานการสั่งซื้อ รายงานการสั่งซื้อ รายงานการสั่งซื้อสินค้าต่ำกว่า Min รายงานรายการยาที่ต้องจัดหาคงคลัง 3.13.5 รายงานสินค้าพิเศษ รายงานยาหมดอายุต่ำกว่า 7 เดือน รายงานยาใหม่ รายงานใบขออนุมัติเปลี่ยนแปลงข้อมูลยา/เวชภัณฑ์ รายงานยาและเวชภัณฑ์ที่ไม่เคลื่อนไหว 3.13.6 รายงานการจำหน่ายและราคา รายงานการจำหน่ายตาม Item รายงานการจำหน่ายตาม Stock Take group รายงาน Price List แสดงราคายาประเภทต่างๆ (ราคา OPD, ราคา IPD, ราคาพนักงาน, ราคาทุน) รายงานราคากลางยา/เวชภัณฑ์ 3.13.7 รายงานอื่นๆ รายงานการ Adjust รายงานยา/เวชภัณฑ์สำรองของหอผู้ป่วยและหน่วยงานต่างๆ รายงานยา/เวชภัณฑ์ที่เบิกจากคลังยาประจำสัปดาห์ของหอผู้ป่วยและหน่วยงานต่างๆ รายการแก้ไขสินค้าใน Master ใบรับสินค้า (การพิมพ์ Barcode/QR code) รายงาน Stock Checklist รายงานใบตรวจนับยา/เวชภัณฑ์ (TAG) รายงานใบตรวจรับพัสดุ รายงานการรับพัสดุเข้าคลัง

โมดูล 4: การจัดการสินทรัพย์ (Asset Management) 4.1 การจัดการทะเบียนครุภัณฑ์และสินทรัพย์ ระบบรองรับการบริหารจัดการวงจรชีวิตของครุภัณฑ์และสินทรัพย์ถาวรอย่างครบวงจร โดยมีคุณสมบัติอย่างน้อยดังต่อไปนี้: 4.1.1 การลงทะเบียนสินทรัพย์ สามารถบันทึกทะเบียนครุภัณฑ์ใหม่โดยเชื่อมโยงจากระบบงานคลังพัสดุได้ การขึ้นทะเบียนสินทรัพย์ประกอบด้วยข้อมูลหลัก เช่น: รหัสสินทรัพย์ รหัสครุภัณฑ์ ชื่อสินทรัพย์ หมวดสินทรัพย์ กลุ่มของสินทรัพย์ ประเภทสินทรัพย์ ประเภทแหล่งเงิน การได้มาของสินทรัพย์ ปีงบประมาณ ระบบสามารถรองรับการเลือกกำหนดรหัสทรัพย์สินได้ทั้งแบบอัตโนมัติ (Automatic) และระบุเอง (Manual) 4.1.2 การบันทึกข้อมูลต้นทุน สามารถบันทึกรายละเอียดต้นทุนของทรัพย์สินแต่ละตัว เช่น: ราคาทรัพย์สิน ค่าติดตั้ง ค่าขนส่ง สามารถบันทึกข้อมูลทรัพย์สินที่ยังไม่เริ่มใช้งานได้ก่อน เช่น งานระหว่างทำ (Work in Process) 4.1.3 การจัดการรูปภาพและเอกสาร สามารถเก็บรูปภาพครุภัณฑ์แต่ละรายการได้ รองรับการแนบไฟล์รูปภาพในแต่ละรายการของสินทรัพย์ได้ สามารถบันทึกรูปภาพทรัพย์สินและแนบไฟล์ข้อมูลทรัพย์สิน เช่น คู่มือการใช้งาน สามารถแนบภาพได้อย่างน้อย 3 ภาพ 4.1.4 การพิมพ์ Label และ Tag ระบบสามารถรองรับการพิมพ์ Label/Tag ติดทรัพย์สิน สามารถพิมพ์บาร์โค้ด รองรับ QR Code

4.2 การโอนย้ายและการจัดการตำแหน่งสินทรัพย์ 4.2.1 การโอนย้ายสินทรัพย์ สามารถจัดการข้อมูลเกี่ยวกับการเคลื่อนย้ายครุภัณฑ์ การส่งซ่อมแซม สามารถบันทึกการโอนย้ายครุภัณฑ์จากแผนกหนึ่งไปอีกแผนกหนึ่งได้ หรือย้ายสถานที่ของครุภัณฑ์จากที่หนึ่งไปอีกที่หนึ่งได้ ระบบสามารถบันทึกข้อมูลการโอนย้ายทรัพย์สิน (Transfer) สามารถเก็บประวัติการโอนย้ายครุภัณฑ์ได้ สามารถเรียกดูประวัติการโอนย้ายครุภัณฑ์ได้ 4.2.2 การสร้างเอกสารโอนย้าย ผู้ใช้สามารถค้นหาและเพิ่มเลขครุภัณฑ์ (Asset Tag ID) ที่ต้องการโอนย้ายได้ เมื่อเพิ่มครุภัณฑ์แล้ว ระบบจะแสดง "ข้อมูลปัจจุบัน (Current)" ให้อัตโนมัติ (หน่วยงาน, สถานที่, ผู้ดูแล) ผู้ใช้จะต้องกรอก "ข้อมูลใหม่ (New)" (หน่วยงานใหม่, สถานที่ใหม่, ผู้ดูแลใหม่) 4.2.3 ผลลัพธ์การโอนย้าย เมื่อบันทึกแล้วจะเกิดผลดังนี้: อัปเดตข้อมูลในทะเบียนหลัก: ระบบจะเข้าไปแก้ไขข้อมูลหน่วยงาน, สถานที่, และผู้ดูแล ในทะเบียนครุภัณฑ์หลักให้เป็นข้อมูลใหม่ทันที สร้างประวัติการโอนย้าย: บันทึกการทำธุรกรรมนี้ไว้ในประวัติของครุภัณฑ์แต่ละชิ้น 4.2.4 รายงานการโอนย้าย รายงานการโอนย้ายครุภัณฑ์ตามหน่วยงานต่างๆ รายงานข้อมูลเกี่ยวกับการขนย้ายครุภัณฑ์ จำแนกตามประเภทครุภัณฑ์และส่วนงาน รายงานข้อมูลเกี่ยวกับการยืม-คืนครุภัณฑ์ระหว่างส่วนงาน (กรณีไม่ผ่านกลุ่มงานพัสดุ)

4.3 การคำนวณค่าเสื่อมราคา 4.3.1 การกำหนดวิธีการคำนวณ สามารถกำหนดวิธีการคิดค่าเสื่อมราคาของแต่ละทรัพย์สิน สามารถกำหนดสมุดการบันทึกค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ได้ สามารถกำหนดวันที่เริ่มและวันที่สิ้นสุดการคำนวณค่าเสื่อมราคาได้ ระบบสามารถคำนวณค่าเสื่อมราคาได้ตามระยะเวลาที่ต้องการ เช่น วัน สัปดาห์ เดือน ปี 4.3.2 การประมวลผล ระบบสามารถรองรับการประมวลผล (Batch Processing) ของระบบทรัพย์สิน ระบบสามารถรองรับการประมวลผลเพื่อการบันทึกบัญชีทรัพย์สินและการบันทึกบัญชีค่าเสื่อมราคา ระบบสามารถปรับปรุงการคิดค่าเสื่อมราคาที่ผ่านรายการไปยังระบบบัญชีแยกประเภทได้ 4.3.3 การแสดงและค้นหาข้อมูล ระบบสามารถแสดงหน้าจอเพื่อทำการตรวจสอบข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับทรัพย์สิน ระบบสามารถค้นหาหน้าจอเพื่อแสดงข้อมูลรายละเอียดทรัพย์สิน ระบบสามารถค้นหาหน้าจอเพื่อแสดงข้อมูลการคำนวณค่าเสื่อมราคา ระบบสามารถค้นหาหน้าจอเพื่อแสดงข้อมูลการบันทึกบัญชีของระบบบัญชีทรัพย์สิน 4.3.4 รายงาน รายงานข้อมูลเกี่ยวกับการค่าเสื่อมราคา และราคาปัจจุบัน ระบบสามารถออกรายงานค่าเสื่อมราคาประจำเดือน/ประจำปี เชื่อมโยงและถ่ายโอนข้อมูลค่าเสื่อมราคากับระบบงานบัญชี เพื่อนำมาวิเคราะห์ค่าเสื่อมราคาและราคาปัจจุบันได้

4.4 การปรับปรุงและจัดการสินทรัพย์ 4.4.1 การปรับปรุงมูลค่า ระบบสามารถบันทึกข้อมูลการปรับปรุงมูลค่าทรัพย์สิน (Cost Adjustment) สามารถทำการปรับปรุงราคาสินค้า (Adjust Cost) กรณีที่ต้นทุนสินค้าไม่ถูกต้อง ระบบสามารถค้นหาหน้าจอเพื่อแสดงข้อมูลการปรับปรุงมูลค่าทรัพย์สิน ระบบสามารถออกรายงานการปรับปรุงมูลค่าทรัพย์สิน 4.4.2 การจัดการสถานะ สามารถกำหนดรหัสสถานะของสินทรัพย์ เช่น: สถานะปกติ อยู่ระหว่างซ่อม ชำรุดรอซ่อม สามารถแสดงสถานะสินทรัพย์ 4.4.3 การแลกเปลี่ยนสินค้า ระบบสามารถทำการแลกเปลี่ยนสินค้าที่สามารถแลกเปลี่ยนสินค้าคืนได้

4.5 การตัดจำหน่ายสินทรัพย์ (Asset Disposal) 4.5.1 การเริ่มต้นกระบวนการ สามารถเริ่มต้นได้ 2 วิธี: จากหน้า "ทะเบียนครุภัณฑ์": เลือกครุภัณฑ์ที่ต้องการแล้วกดปุ่ม "ตัดจำหน่าย" จากหน้า "ผลการตรวจนับ": เลือกครุภัณฑ์ที่สถานะ "สูญหาย (Not Found)" แล้วกดปุ่ม "เริ่มกระบวนการตัดจำหน่าย" 4.5.2 ข้อมูลส่วนหัว (Header) เลขที่เอกสารตัดจำหน่าย (ระบบสร้างให้อัตโนมัติ) วันที่บันทึก วันที่มีผลในการตัดจำหน่าย วิธีการตัดจำหน่าย (Dropdown บังคับเลือก): "จำหน่าย (ขาย)" "บริจาค" "ชำรุด (ใช้งานไม่ได้)" "สูญหาย" "โอนย้าย (ออกนอกองค์กร)" เหตุผลในการตัดจำหน่าย (Text Area บังคับกรอก) เอกสารอ้างอิง (เช่น เลขที่ใบเสร็จการขาย, หนังสือบริจาค, รายงานการสอบสวน) 4.5.3 รายการครุภัณฑ์ แสดงรายการครุภัณฑ์ที่ถูกเลือกมาเพื่อตัดจำหน่าย สามารถเพิ่ม/ลบรายการครุภัณฑ์ในเอกสารนี้ได้ก่อนการบันทึก 4.5.4 การอนุมัติ เอกสารตัดจำหน่ายจะต้องผ่านระบบอนุมัติกลางก่อนจึงจะมีผลสมบูรณ์ 4.5.5 ผลลัพธ์การบันทึก (Post Disposal) เมื่อได้รับการอนุมัติ การบันทึกจะส่งผลให้เกิดเหตุการณ์ต่อไปนี้: อัปเดตสถานะในทะเบียนหลัก: เปลี่ยนสถานะของครุภัณฑ์เป็น "จำหน่ายแล้ว" หรือสถานะสุดท้ายอื่นๆ หยุดการคำนวณค่าเสื่อมราคา: ส่งสัญญาณไปที่โมดูลบัญชีเพื่อหยุดการคำนวณค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์นี้นับตั้งแต่วันที่มีผล สร้างประวัติ: สร้างเอกสารประวัติการตัดจำหน่ายที่ถาวรและตรวจสอบได้ 4.5.6 การจัดการเอกสาร สามารถจัดการข้อมูลเกี่ยวกับการจำหน่ายออกจากบัญชี สามารถจัดการข้อมูลเกี่ยวกับการขอแปรสภาพได้ ระบบสามารถบันทึกข้อมูลการตัดจำหน่ายทรัพย์สิน (Retirement) ระบบสามารถค้นหาหน้าจอเพื่อแสดงข้อมูลการตัดจำหน่ายทรัพย์สิน 4.5.7 รายงาน รายงานข้อมูลเกี่ยวกับการจำหน่ายออกจากบัญชี ระบบสามารถออกรายงานการตัดจำหน่ายทรัพย์สิน ระบบสามารถจัดทำรายงานสรุปการจำหน่ายสินทรัพย์ตามวิธีการจำหน่ายสินทรัพย์

4.6 การซ่อมบำรุงและบำรุงรักษา (Maintenance Management) 4.6.1 การบันทึกประวัติการซ่อมบำรุง สามารถแสดงรายการครุภัณฑ์ที่มีภายในโรงพยาบาล และแยกตามแผนกได้ สามารถแสดงรายละเอียดตามที่กำหนด พร้อมแนบภาพได้อย่างน้อย 3 ภาพ พร้อมเชื่อมสถานะไปยังบัญชีและจัดซื้อ แผนกสามารถดำเนินการเพิ่มชื่อครุภัณฑ์ได้เอง โดยสามารถแยกตามประเภทครุภัณฑ์ได้ 4.6.2 การสร้างรายการซ่อม ผู้ใช้กดปุ่ม "เพิ่มบันทึกการซ่อมบำรุง" เพื่อเปิดฟอร์มย่อย ข้อมูลที่ต้องกรอก: วันที่ซ่อม ประเภทบริการ (Dropdown): "ซ่อมแซม (Repair)" "สอบเทียบ (Calibration)" "ตรวจเช็ค (Inspection)" ปัญหาที่พบ การดำเนินการแก้ไข ผู้ให้บริการ/ช่าง ค่าแรง ค่าอะไหล่ ยอดรวม สามารถแนบไฟล์ (เช่น รายงานการซ่อม, ใบเสร็จ) ประกอบได้ 4.6.3 การจัดการข้อมูลซ่อมบำรุง สามารถจัดการข้อมูลเกี่ยวกับการซ่อมบำรุงครุภัณฑ์ โดยมีรายละเอียดตามที่กำหนด เช่น: การแนบรูปภาพ รายละเอียดการซ่อม สถานะการซ่อม ข้อมูลเชื่อมต่อทั้งบัญชีและจัดซื้อ สามารถเซ็นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เมื่อทำการปิดงานได้ โดยมีอย่างน้อย 2 ลายเซ็น สามารถเก็บประวัติการจ้างซ่อมแซมของครุภัณฑ์ได้ ระบบสามารถบันทึกข้อมูลการซ่อมบำรุงรักษาของทรัพย์สิน 4.6.4 การแจ้งซ่อม หน่วยงานผู้ใช้งานหน้างาน เช่น ฝ่ายการพยาบาล สามารถดำเนินการแจ้งซ่อมได้ โดย: เลือกจากรายการครุภัณฑ์ที่มีในแผนก หรือเป็นอุปกรณ์ที่ไม่มีรหัสครุภัณฑ์ได้ สามารถแจ้งซ่อมโดยการสแกน QR code ได้ รายละเอียดตามที่กำหนด 4.6.5 การแสดงข้อมูล แสดงประวัติการซ่อมทั้งหมดของครุภัณฑ์ชิ้นนี้เรียงตามวันที่ มีปุ่มสำหรับเพิ่มรายการซ่อมใหม่ หน่วยงานสามารถเข้าดูรายละเอียดครุภัณฑ์ที่มีภายในแผนกตนเอง พร้อมทั้ง: สถานะการใช้งาน รายละเอียดต่างๆ ตามที่กำหนด หน้าโปรแกรมดังกล่าวสามารถเข้าโหมดการยืมคืนพัสดุระหว่างหน่วยงานได้ 4.6.6 การวางแผนบำรุงรักษาเชิงป้องกัน (Preventive Maintenance - PM) ผู้จัดการสินทรัพย์สามารถสร้าง "แผน PM" สำหรับครุภัณฑ์แต่ละชิ้นหรือตามประเภทได้ เช่น: "แผนสอบเทียบเครื่องมือแพทย์ประจำปี" "แผนเปลี่ยนไส้กรองเครื่องปรับอากาศทุกไตรมาส" ในแผนจะประกอบด้วย "รายการตรวจสอบ (Checklist)" และ "ความถี่ (Frequency)" (เช่น ทุก 3 เดือน, ทุก 1,000 ชั่วโมงการใช้งาน) 4.6.7 การสร้างใบงานอัตโนมัติ เมื่อถึงกำหนดเวลาตามแผน ระบบจะสร้าง "ใบงานซ่อมบำรุง (Maintenance Work Order)" โดยอัตโนมัติ แจ้งเตือนหรือมอบหมายงานให้กับทีมช่าง/หน่วยงานที่รับผิดชอบ 4.6.8 รายงานการซ่อมบำรุง รายงานข้อมูลเกี่ยวกับการซ่อมบำรุงครุภัณฑ์ที่อยู่ในระยะการประกัน และก่อนหมดระยะประกันมีการแสดงเน้นชัดเจน รายงานข้อมูลเกี่ยวกับการซ่อมบำรุงครุภัณฑ์ที่ไม่มีอยู่ในระยะการประกัน รายงานข้อมูลเกี่ยวกับประวัติการซ่อมบำรุงครุภัณฑ์ รายงานข้อมูลเกี่ยวกับการบำรุงรักษาครุภัณฑ์จำแนกตามระยะเวลา พร้อมทั้งแสดงตารางแผนการเข้าบำรุงรักษาประจำปี รายงานข้อมูลเกี่ยวกับประวัติผู้เสนอราคาซ่อมครุภัณฑ์ มีสรุปผลการดำเนินงานตามตัวชี้วัดที่กำหนด สามารถพิมพ์แบบที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เช่น ใบแจ้งซ่อม ใบรายงานการซ่อม 4.6.9 การจัดการค่าใช้จ่าย สามารถดำเนินการเบิกอะไหล่ใช้งานจากคลังพัสดุ ซึ่งสามารถตัดออกจากคลัง และสามารถแสดงจำนวนคงเหลือได้ พร้อมส่งสรุปการใช้อะไหล่ไปยังแผนกบัญชี สามารถบันทึกค่าใช้จ่ายในการซ่อมแซม การซื้ออะไหล่ที่ไม่เข้าคลังพัสดุ และค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาไปยังแผนกบัญชี 4.6.10 การตรวจสอบก่อนหมดประกัน ระบบสามารถจัดทำรายงานสรุปสินทรัพย์ที่ใกล้หมดอายุการประกัน เพื่อใช้ในการพิจารณาการตรวจสอบสภาพ โดยเชื่อมโยงกับข้อมูลประกันในสัญญา

4.7 การยืม-คืนสินทรัพย์ 4.7.1 การจัดการข้อมูลพื้นฐาน สามารถจัดการข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูลพื้นฐานการยืม-คืน สามารถพิมพ์แบบที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เช่น ใบยืมพัสดุ/ใบคืนพัสดุ 4.7.2 รายงานการยืม-คืน รายงานข้อมูลเกี่ยวกับการยืม-คืน ตามแบบที่กำหนด รายงานข้อมูลเกี่ยวกับรายละเอียดการยืม-คืน รายงานข้อมูลเกี่ยวกับการยืม-คืน เมื่อถึงกำหนดส่งคืน รายงานข้อมูลเกี่ยวกับการเปรียบเทียบข้อมูลการยืม-คืนระหว่างงวด รายงานข้อมูลเกี่ยวกับการยืม-คืนครุภัณฑ์ระหว่างส่วนงาน (กรณีไม่ผ่านกลุ่มงานพัสดุ)

4.8 การตรวจนับสินทรัพย์ (Asset Auditing) 4.8.1 การสร้างและบริหารจัดการภารกิจตรวจนับ (สำหรับผู้จัดการสินทรัพย์) ผู้จัดการสินทรัพย์สร้าง "ภารกิจตรวจนับ" ใหม่ กำหนดขอบเขต (Scope Definition): สามารถกำหนดขอบเขตการตรวจนับได้จากเงื่อนไขต่างๆ เช่น: ตามหน่วยงาน ตามสถานที่ (อาคาร/ชั้น) ตามประเภทครุภัณฑ์ การมอบหมายงาน: มอบหมายภารกิจให้กับผู้ตรวจนับและกำหนดวันแล้วเสร็จ มีหน้าจอ Dashboard แสดงความคืบหน้าของภารกิจที่กำลังดำเนินการอยู่ (% ที่ตรวจนับแล้ว, จำนวนที่พบผลต่าง) 4.8.2 การดำเนินการตรวจนับ (สำหรับผู้ตรวจนับ) ผู้ตรวจนับเปิดภารกิจของตนเองผ่านแอปพลิเคชันบนมือถือ หรือ Tablet ใช้อุปกรณ์สแกน Barcode/QR Code ที่ติดอยู่บนตัวครุภัณฑ์ ระบบจะค้นหาและแสดงข้อมูลของครุภัณฑ์ชิ้นนั้นขึ้นมาทันที 4.8.3 การยืนยันข้อมูล สำหรับครุภัณฑ์แต่ละชิ้น ผู้ตรวจนับต้องยืนยันหรืออัปเดตข้อมูลต่อไปนี้: สถานะการตรวจนับ: "ตรวจพบ (Verified)", "ไม่พบ (Not Found)" สภาพ: (Dropdown: "ดี", "พอใช้", "ชำรุด", "ต้องซ่อมแซม") สามารถถ่ายภาพและบันทึกหมายเหตุเพิ่มเติมได้ 4.8.4 การจัดการครุภัณฑ์ที่ไม่ตรงกัน กรณีพบครุภัณฑ์ที่ไม่อยู่ในลิสต์ (Unlisted Asset): สามารถสแกนและบันทึกเข้าระบบว่าเป็น "ครุภัณฑ์ที่ตรวจพบเกิน" กรณีพบครุภัณฑ์ที่อยู่ผิดที่: ระบบจะแจ้งเตือนว่าตำแหน่งปัจจุบันไม่ตรงกับในทะเบียน 4.8.5 การกระทบยอดและจัดการผลต่าง หลังจากเสร็จสิ้นการตรวจนับ ระบบจะสร้าง รายงานสรุปผลต่าง โดยอัตโนมัติแบ่งเป็น 3 ประเภทหลัก: ครุภัณฑ์ที่สูญหาย ครุภัณฑ์ที่อยู่ผิดที่ ครุภัณฑ์ที่ตรวจพบเกิน 4.8.6 การดำเนินการแก้ไข ผู้จัดการสินทรัพย์จะมีเครื่องมือในการจัดการผลต่างจากหน้าจอรายงานโดยตรง: สำหรับ "ครุภัณฑ์ที่สูญหาย": สามารถกดปุ่มเพื่อ "เริ่มกระบวนการตัดจำหน่าย (Initiate Disposal)" ได้ สำหรับ "ครุภัณฑ์ที่อยู่ผิดที่": สามารถกดปุ่มเพื่อ "สร้างเอกสารโอนย้าย (Create Transfer)" เพื่ออัปเดตตำแหน่งให้ถูกต้องได้ 4.8.7 รายงานการตรวจสอบ การข้อมูลเกี่ยวกับการตรวจสอบวัสดุครุภัณฑ์ประจำปี รายงานข้อมูลเกี่ยวกับการตรวจสอบวัสดุครุภัณฑ์ประจำปี โดยสามารถถ่ายโอนข้อมูลการตรวจนับจากไฟล์ข้อมูลการตรวจนับที่มีอยู่แล้วได้ รายงานข้อมูลเกี่ยวกับการแต่งตั้งคณะกรรมการตรวจสอบวัสดุครุภัณฑ์ประจำปี รายงานข้อมูลเกี่ยวกับครุภัณฑ์ชำรุด เสียหาย และการสอบหาข้อเท็จจริง รายงานข้อมูลเกี่ยวกับแผนการตรวจสอบวัสดุครุภัณฑ์ประจำปี รายงานการตรวจสอบทะเบียนทรัพย์สินประจำปี

4.9 การบริหารโครงการสินทรัพย์ลงทุน (Capital Asset Project) 4.9.1 การจัดการสินทรัพย์ระหว่างก่อสร้าง/ติดตั้ง (CIP) สามารถสร้าง "โครงการ CIP" ในระบบ (เช่น "โครงการติดตั้งเครื่อง MRI ใหม่") ซึ่งจะทำหน้าที่เหมือน "ตะกร้า" สำหรับรวบรวมต้นทุน เมื่อมีการจ่ายเงินตาม PO ต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับโครงการนี้ (ค่าเครื่องจักร, ค่าติดตั้ง, ค่าตกแต่งสถานที่) ต้นทุนเหล่านั้นจะถูกบันทึกเข้ามาในโครงการ CIP นี้ 4.9.2 การโอนเป็นสินทรัพย์ถาวร (Asset Capitalization) เมื่อโครงการเสร็จสิ้นและครุภัณฑ์พร้อมใช้งาน นักบัญชีสินทรัพย์จะเริ่มกระบวนการ "Capitalization" ระบบจะทำการ: รวมยอดต้นทุนทั้งหมดที่สะสมอยู่ในโครงการ CIP สร้างเป็น "ทะเบียนครุภัณฑ์ถาวร (Fixed Asset)" ใหม่ 1 รายการโดยอัตโนมัติ จากนั้นจึงจะเริ่มกระบวนการคำนวณค่าเสื่อมราคาต่อไป

4.10 รายงานสินทรัพย์ ระบบรองรับการออกรายงานหลากหลายรูปแบบ ได้แก่: 4.10.1 รายงานทะเบียนและข้อมูลพื้นฐาน รายงานทะเบียนครุภัณฑ์ สามารถจัดทำทะเบียนคุมทรัพย์สินและสามารถพิมพ์รายงานการรับครุภัณฑ์ได้ สามารถจัดพิมพ์รายงานข้อมูลหลักสินค้าคงเหลือได้ ทะเบียนคุมทรัพย์สินการเชื่อมต่อระบบใบแจ้งซ่อม 4.10.2 รายงานทางบัญชีและการเงิน ระบบสามารถออกรายงานต่างๆ ทางบัญชีของบัญชีทรัพย์สิน ระบบสามารถออกรายงานทรัพย์สินได้ทั้งแบบรวมและแบบแสดงรายละเอียดทรัพย์สินรายตัว ระบบสามารถออกรายงานค่าเสื่อมราคาประจำเดือน/ประจำปี ระบบสามารถจัดทำรายงานทะเบียนคุมสินทรัพย์ได้ตามระยะเวลาที่กำหนด เช่น รายวัน รายเดือน รายปี เวลาใดเวลาหนึ่งในรอบบัญชี 4.10.3 รายงานการดำเนินการ ระบบสามารถออกรายงานการโอนย้ายทรัพย์สิน ระบบสามารถออกรายงานการปรับปรุงมูลค่าทรัพย์สิน ระบบสามารถออกรายงานการตัดจำหน่ายทรัพย์สิน รายงานสรุปการจำหน่ายสินทรัพย์ตามวิธีการจำหน่ายสินทรัพย์ 4.10.4 รายงานอื่นๆ รายงานการรับพัสดุเข้าคลัง รายงานการตรวจสอบการรับ-พัสดุ รายงานสรุปยอดพัสดุคงคลัง รายงานความเคลื่อนไหวของครุภัณฑ์

4.11 การเชื่อมโยงและการทำงานร่วมกับระบบอื่น 4.11.1 การเชื่อมโยงระบบภายใน ระบบสามารถรับข้อมูลทรัพย์สินกับระบบอื่น (Interface) ระบบสามารถเชื่อมโยงข้อมูลกับระบบอื่นเพื่อนำข้อมูลทรัพย์สินเข้าระบบอัตโนมัติ ระบบสามารถทำการเชื่อมโยงข้อมูลทรัพย์สินกับระบบจัดซื้อ (Purchasing) ระบบสามารถเชื่อมโยงของระบบสินทรัพย์ ทั้งข้อมูลด้านการจัดซื้อฯ, บัญชี, ข้อมูลด้านการซ่อมบำรุง 4.11.2 การเชื่อมโยงบัญชี สามารถเชื่อมโยงกับระบบบัญชี เพื่อนำไปบันทึกบัญชีได้ สามารถกำหนดรหัสบัญชีแยกประเภทพร้อมการรองรับการบันทึกบัญชีได้โดยอัตโนมัติ ระบบสามารถค้นหาหน้าจอเพื่อแสดงข้อมูลการบันทึกบัญชีของระบบบัญชีทรัพย์สิน

โมดูล 5: การสอบถามและรายงาน (Inquiry & Reporting) 5.1 การสอบถามข้อมูลพัสดุคงคลัง (Inventory Inquiry) ระบบรองรับหน้าจอสำหรับผู้ใช้งานระดับสูง (Power User) เช่น ผู้จัดการคลัง, เจ้าหน้าที่จัดซื้อ และนักวิเคราะห์ ในการสืบค้นข้อมูลพัสดุคงคลังแบบละเอียดและซับซ้อน โดยมีคุณสมบัติอย่างน้อยดังต่อไปนี้: 5.1.1 การออกแบบหน้าจอ (Layout) ต้องเป็นหน้าจอแบบ Single-Page Application ที่ประกอบด้วย 3 ส่วนหลัก: แผงกรองข้อมูล (Filter Panel): อยู่ด้านบนสุด สำหรับการสร้างเงื่อนไขการค้นหาที่ซับซ้อน ตารางข้อมูลหลัก (Main Data Grid): อยู่ตรงกลาง แสดงผลลัพธ์จากการค้นหา แผงข้อมูลรายละเอียด (Detailed Information Tabs): อยู่ด้านล่างสุด แสดงข้อมูลเชิงลึกของรายการที่ถูกเลือกในตาราง 5.1.2 แผงกรองข้อมูล (Extensive Filtering Panel) ต้องมีเงื่อนไขการค้นหาที่ครอบคลุม ได้แก่: คลังพัสดุ ประเภทพัสดุ ชนิดพัสดุ ผู้ขาย ช่วงราคาทุนครั้งสุดท้าย การค้นหาทั่วไป (ด้วยรหัส/ชื่อ) Checkbox สำหรับเงื่อนไขพิเศษ เช่น: "เฉพาะรายการที่ถึงจุดสั่งซื้อ" "เฉพาะรายการที่สต็อกต่ำกว่าขั้นต่ำ" 5.1.3 ตารางข้อมูลหลัก (Main Data Grid) แสดงรายการพัสดุที่ตรงตามเงื่อนไขแบบแบ่งหน้า คอลัมน์สำคัญเพื่อการวิเคราะห์: รหัส ชื่อพัสดุ คลัง จำนวนคงเหลือ หน่วยนับ อัตราการใช้ต่อเดือน จุดสั่งซื้อ สต็อกขั้นต่ำ ราคาล่าสุด การเน้นข้อมูลด้วยภาพ (Visual Cues): แถวข้อมูลต้องมีการใช้สีหรือสัญลักษณ์เพื่อบ่งบอกสถานะของสต็อกอย่างชัดเจน: สีแดง สำหรับสต็อกต่ำกว่าขั้นต่ำ สีเหลือง สำหรับสต็อกถึงจุดสั่งซื้อ การโต้ตอบ (Interactivity): การคลิกเลือกแถวใดแถวหนึ่ง จะเป็นการไฮไลท์แถวนั้นและโหลดข้อมูลเชิงลึกขึ้นมาแสดงในแผงข้อมูลด้านล่างทันที 5.1.4 แถบเครื่องมือดำเนินการ (Action Toolbar) เมื่อมีการเลือกรายการในตาราง แถบเครื่องมือนี้จะทำงาน ปุ่มดำเนินการ: "ขอเบิกพัสดุ (Request Item)": นำทางผู้ใช้ไปยังหน้าจอสร้างใบขอเบิก พร้อมทั้งดึงข้อมูลพัสดุที่เลือกไปใส่ให้โดยอัตโนมัติ "ขอซื้อพัสดุ (Order Item)": นำทางผู้ใช้ไปยังหน้าจอสร้างใบขอซื้อ พร้อมทั้งดึงข้อมูลพัสดุที่เลือกไปใส่ให้โดยอัตโนมัติ 5.1.5 แผงข้อมูลรายละเอียด (Detailed Information Tabs) เป็น Tab panel ที่จะอัปเดตข้อมูลทุกครั้งที่มีการเลือกรายการใหม่ในตาราง Tabs ที่ต้องมี: รายละเอียดพัสดุ: แสดงข้อมูลสำคัญจากทะเบียนพัสดุ (Item Master) รายละเอียดการรับ-จ่าย: แสดงประวัติการเคลื่อนไหวของสต็อกทั้งหมด (รับของ, เบิกจ่าย, ปรับยอด) ของพัสดุรายการนั้นๆ เรียงตามลำดับเวลา ประวัติการซื้อ: แสดงรายการใบสั่งซื้อ (PO) และราคาในอดีตทั้งหมดสำหรับพัสดุรายการนี้ ข้อมูลการใช้งาน: แสดงสถิติและกราฟแนวโน้มการใช้งานรายเดือนย้อนหลัง 6-12 เดือน

5.2 การสอบถามยอดเวชภัณฑ์คงเหลือ (Medical Stock Inquiry) ระบบรองรับหน้าจอที่ใช้งานง่าย รวดเร็ว และตอบสนองได้ทันทีสำหรับบุคลากรทางการแพทย์ (เช่น เภสัชกร, พยาบาล) ในการตรวจสอบยอดคงเหลือของยาและเวชภัณฑ์ในทุกจุดจัดเก็บทั่วทั้งโรงพยาบาล โดยมีคุณสมบัติอย่างน้อยดังต่อไปนี้: 5.2.1 การออกแบบหน้าจอ (Layout) ต้องเป็นหน้าจอแบบ 2 ส่วน (Two-Pane) ที่เรียกว่า "Master-Detail": ส่วนซ้าย (Master Pane): แสดงรายการยาและเวชภัณฑ์ทั้งหมด ส่วนขวา (Detail Pane): แสดงข้อมูลสต็อกของรายการที่ถูกเลือกในส่วนซ้าย 5.2.2 ส่วนแสดงรายการหลัก (Master Item List - Left Pane) การแสดงผล: แสดงรายการรหัสและชื่อของยาและเวชภัณฑ์ทั้งหมด การค้นหาแบบทันที (Instant Search): ต้องมีช่องค้นหาอยู่ด้านบนสุด เมื่อผู้ใช้พิมพ์ข้อความลงไป รายการยา/เวชภัณฑ์จะถูกกรองและแสดงผลทันที (Real-time filtering) โดยไม่ต้องกดปุ่มค้นหา การเลือก: ผู้ใช้คลิกเพื่อเลือกรายการที่ต้องการดูสต็อก 5.2.3 ส่วนแสดงรายละเอียดสต็อก (Stock Detail Display - Right Pane) ส่วนหัว: แสดงชื่อเต็ม, รหัส, และหน่วยนับของรายการที่ถูกเลือก ปุ่มกรองสถานที่: มีปุ่มหรือ Toggle สำหรับเลือกดูสต็อกในมุมมองต่างๆ: "ทั้งหมด" "คลังใหญ่" "คลังย่อย" "คลังหน่วยงาน" ตารางแสดงสต็อก: ตารางจะปรากฏขึ้นตามปุ่มที่เลือก ตัวอย่าง: หากเลือก "คลังหน่วยงาน" ตารางจะแสดงรายชื่อคลังของแต่ละหอผู้ป่วย (Ward) และจำนวนคงเหลือของยาชนิดนั้นๆ ในแต่ละที่ ต้องมียอดรวม (Total) ที่ด้านล่างของตาราง 5.2.4 จุดเด่น ความเร็วและความเรียบง่าย: หัวใจของโมดูลนี้คือความรวดเร็วในการให้คำตอบเรื่อง "ยาตัวนี้มีที่ไหนบ้าง และมีเท่าไหร่?" โดยไม่มีความซับซ้อนของฟังก์ชันอื่นเข้ามาเกี่ยวข้อง อ่านอย่างเดียว (Read-only): หน้าจอนี้ใช้เพื่อการสอบถามข้อมูลเท่านั้น จะไม่มีปุ่มสำหรับทำธุรกรรมใดๆ

โมดูล 6: ระบบสนับสนุนและกลไกกลาง (Supporting System & Central Engine) 6.1 ระบบบริหารจัดการ Workflow การอนุมัติกลาง (Centralized Approval Workflow Engine) ระบบรองรับการจัดการ Workflow การอนุมัติเพียงระบบเดียวที่สามารถให้บริการกับทุกธุรกรรมในระบบ ERP (เช่น ใบขอซื้อ, ใบสั่งซื้อ, เอกสารตัดจำหน่ายสินทรัพย์) ทำให้การสร้างและปรับเปลี่ยนสายการอนุมัติเป็นไปอย่างง่ายดายและรวมศูนย์ โดยมีคุณสมบัติอย่างน้อยดังต่อไปนี้: 6.1.1 การออกแบบสายการอนุมัติ (Visual Workflow Designer) การเข้าถึง: สำหรับผู้ดูแลระบบ (System Administrator) หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายเท่านั้น การออกแบบ: ต้องมีหน้าจอสำหรับการออกแบบสายการอนุมัติในรูปแบบกราฟิก (เช่น Drag-and-drop หรือ Flowchart) ที่เข้าใจง่าย องค์ประกอบ: ผู้ดูแลระบบสามารถสร้างสายการอนุมัติโดยการกำหนด: ขั้นตอน (Steps): กำหนดลำดับขั้นของการอนุมัติ (เช่น ขั้นที่ 1, ขั้นที่ 2) ผู้อนุมัติ (Approvers): ในแต่ละขั้นตอน สามารถกำหนดผู้อนุมัติได้หลายรูปแบบ: ตามบทบาท (Role-based): เช่น "หัวหน้าแผนกของผู้ขอ", "ผู้อำนวยการฝ่ายจัดซื้อ" ระบุบุคคล (User-based): ระบุชื่อของผู้อนุมัติโดยตรง กลุ่ม (Group-based): ส่งให้กลุ่มผู้อนุมัติและต้องการการอนุมัติจาก "คนใดคนหนึ่ง" หรือ "ทุกคน" ในกลุ่ม การกำหนดเงื่อนไข: สามารถสร้าง Workflow ได้หลายเส้นทางโดยขึ้นอยู่กับเงื่อนไขของข้อมูลในเอกสารนั้นๆ 6.1.2 การสร้างกฎและเงื่อนไขตามข้อมูล (Rule-Based Logic) การสร้างกฎ: ผู้ดูแลระบบต้องสามารถสร้าง "กฎ" เพื่อกำหนดว่าจะใช้สายการอนุมัติใดกับเอกสารใด ตัวอย่างกฎ: สำหรับใบขอซื้อ (PR): IF PR.Department = 'IT' AND PR.TotalAmount > 100,000 THEN Route to [Workflow A] IF PR.Department = 'Nursing' AND PR.ItemCategory = 'ยาควบคุมพิเศษ' THEN Route to [Workflow B] สำหรับใบสั่งซื้อ (PO): IF PO.TotalAmount > 500,000 THEN Route to [Workflow C for High Value] การเชื่อมโยง: ผู้ดูแลระบบสามารถเลือกว่าจะผูกกฎเหล่านี้กับเอกสารประเภทใด (เช่น "Purchase Requisition", "Asset Disposal") 6.1.3 การบริหารจัดการระหว่างการอนุมัติ การแจ้งเตือน (Notifications): เมื่อมีเอกสารส่งมาเพื่อรออนุมัติ ระบบจะต้องส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้อนุมัติโดยอัตโนมัติ (ผ่านระบบ และ/หรือ อีเมล) การมอบหมายอำนาจ (Delegation): ผู้อนุมัติต้องสามารถ "มอบหมายอำนาจ" การอนุมัติของตนเองให้ผู้อื่นทำแทนได้เป็นการชั่วคราว (เช่น กรณีลาพักร้อน) โดยกำหนดช่วงเวลาที่ชัดเจน การเร่งรัดและส่งต่อ (Escalation): ผู้ดูแลระบบสามารถตั้งกฎให้ระบบทำการ "ส่งต่ออัตโนมัติ (Escalate)" ได้หากเอกสารค้างอยู่ที่ผู้อนุมัติคนใดคนหนึ่งนานเกินเวลาที่กำหนด (เช่น ค้างเกิน 3 วัน ให้ส่งต่อไปยังหัวหน้าของผู้อนุมัติคนนั้น) 6.1.4 การประยุกต์ใช้กับโมดูลต่างๆ การเรียกใช้: ทุกโมดูลที่มีกระบวนการอนุมัติ (เช่น จัดซื้อ, สินทรัพย์, บัญชี) จะต้องเรียกใช้ "Engine" ตัวนี้เพียงตัวเดียวในการทำงาน การแสดงผล: ในแต่ละเอกสาร (เช่น หน้าจอ PR) จะต้องมีส่วนที่แสดง "ประวัติการอนุมัติ (Approval History)" เพื่อให้สามารถตรวจสอบย้อนกลับได้ว่าใครอนุมัติเมื่อไหร่ และมีความคิดเห็นเพิ่มเติมอย่างไร

6.2 การเชื่อมต่อข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Interchange - EDI) ระบบรองรับการแลกเปลี่ยนเอกสารทางธุรกิจกับคู่ค้า (ผู้ขาย) ที่มีปริมาณธุรกรรมสูงในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์มาตรฐาน เพื่อลดการทำงานแบบ Manual, ลดความผิดพลาดจากการคีย์ข้อมูล, และเพิ่มความเร็วในกระบวนการซัพพลายเชน โดยมีคุณสมบัติอย่างน้อยดังต่อไปนี้: 6.2.1 การส่งใบสั่งซื้อผ่าน EDI (Outbound PO) การทำงาน: สำหรับผู้ขายที่รองรับ EDI, เมื่อใบสั่งซื้อ (PO) ได้รับการอนุมัติขั้นสุดท้ายในระบบ แทนที่จะส่งเป็นไฟล์ PDF ผ่านอีเมล ระบบจะสามารถแปลงข้อมูล PO ให้อยู่ในรูปแบบไฟล์มาตรฐาน (เช่น XML, cXML, EDIFACT) และส่งไปยังระบบของผู้ขายโดยอัตโนมัติผ่านช่องทางที่ตกลงกัน (เช่น SFTP, API) 6.2.2 การรับใบแจ้งหนี้ผ่าน EDI (Inbound Invoice) การทำงาน: ระบบต้องสามารถรับไฟล์ใบแจ้งหนี้ (Invoice) ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์จากผู้ขายได้ การประมวลผลอัตโนมัติ: เมื่อได้รับไฟล์, ระบบจะทำการ: อ่านข้อมูลในไฟล์ สร้าง "ใบแจ้งหนี้ฉบับร่าง (Draft Invoice)" ในโมดูลบัญชีเจ้าหนี้ (AP) โดยอัตโนมัติ พยายามจับคู่กับ PO และ GRN ที่เกี่ยวข้องให้เบื้องต้น ซึ่งช่วยลดงานของฝ่ายบัญชีได้อย่างมหาศาล 6.2.3 การรับใบแจ้งการจัดส่งล่วงหน้า (Advanced Ship Notice - ASN) การทำงาน: ผู้ขายสามารถส่งไฟล์ ASN มาก่อนที่สินค้าจะมาถึงจริง ไฟล์นี้จะประกอบด้วยข้อมูล: สินค้าอะไร Lot Number อะไร จำนวนเท่าไหร่ที่กำลังจะถูกส่งมา ประโยชน์: เมื่อรถส่งของมาถึง, เจ้าหน้าที่คลังสามารถเปิดข้อมูล ASN ขึ้นมาเพื่อใช้ในการตรวจรับสินค้าได้ทันที ซึ่งจะทำให้กระบวนการรับของ (GRN) รวดเร็วและแม่นยำยิ่งขึ้น

6.3 Supplier Portal (พอร์ทัลสำหรับผู้ขาย) ระบบรองรับช่องทางสื่อสารและทำธุรกรรมแบบบริการตนเอง (Self-Service) ที่ปลอดภัยสำหรับผู้ขาย โดยมีคุณสมบัติอย่างน้อยดังต่อไปนี้: 6.3.1 การเข้าสู่ระบบ ผู้ขายแต่ละรายจะมีบัญชีผู้ใช้และรหัสผ่านเพื่อเข้าสู่ระบบ 6.3.2 การจัดการใบสั่งซื้อ สามารถดูและตอบรับใบสั่งซื้อใหม่ อัปเดตสถานะการจัดส่ง พิมพ์ใบสั่งซื้อได้ 6.3.3 การเข้าร่วมประกวดราคา (E-Sourcing) สามารถดู RFQ ที่ได้รับเชิญ ยื่นข้อเสนอผ่านระบบได้ 6.3.4 การยื่นใบแจ้งหนี้ (E-Invoicing) สามารถสร้างและยื่นใบแจ้งหนี้ (Invoice) โดยอ้างอิงจากใบสั่งซื้อ/ใบรับของได้โดยตรง จะช่วยสร้างรายการ "ฉบับร่าง (Draft)" ในระบบบัญชีเจ้าหนี้ (AP) ของโรงพยาบาล เพื่อรอการตรวจสอบและลดการคีย์ข้อมูลซ้ำซ้อน 6.3.5 การจัดการข้อมูล สามารถแก้ไขข้อมูลเบื้องต้นของบริษัทได้ (เช่น ที่อยู่, ผู้ติดต่อ) ข้อมูลที่แก้ไขจะถูกส่งให้เจ้าหน้าที่พัสดุของโรงพยาบาลตรวจสอบและอนุมัติก่อนอัปเดตในระบบ

7. คุณสมบัติทั่วไปของระบบ 7.1 ความปลอดภัยและการควบคุมสิทธิ์ 7.1.1 การจัดการผู้ใช้และสิทธิ์ สามารถกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้ได้หลายระดับ สามารถกำหนดสิทธิ์ตามบทบาท (Role-based Access Control) สามารถกำหนดสิทธิ์ในการดู แก้ไข ลบ และอนุมัติสำหรับแต่ละฟังก์ชัน 7.1.2 การบันทึกประวัติ (Audit Trail) ระบบบันทึกประวัติการเข้าใช้งานทั้งหมด ระบบบันทึกประวัติการแก้ไขข้อมูลสำคัญ พร้อมระบุผู้ทำ วันที่-เวลา สามารถตรวจสอบย้อนกลับได้ 7.1.3 ความปลอดภัยของข้อมูล รองรับการเข้ารหัสข้อมูล รองรับการสำรองข้อมูล (Backup) และกู้คืนข้อมูล (Restore)

7.2 การใช้งานและประสบการณ์ผู้ใช้ 7.2.1 ความเข้ากันได้กับอุปกรณ์ สามารถใช้งานโปรแกรมได้บน PC สามารถใช้งานบน Tablet ได้ สามารถใช้งานบนมือถือได้ รองรับการทำงานแบบ Responsive Design 7.2.2 ภาษา รองรับภาษาไทยและภาษาอังกฤษ สามารถสลับภาษาได้ตามความต้องการของผู้ใช้ 7.2.3 การแสดงผลและการพิมพ์ สามารถส่งออกข้อมูลเป็นไฟล์ PDF สามารถส่งออกข้อมูลเป็นไฟล์ Excel รองรับการพิมพ์เอกสารและรายงานตามรูปแบบที่กำหนด

7.3 ประสิทธิภาพและความเสถียร 7.3.1 ความเร็วในการทำงาน ข้อมูลรายงานแบบ Real Time นำไปใช้ได้ทันที สามารถดู stock card movement ได้แบบ real time การแสดงผลต้องรวดเร็วและตอบสนองได้ทันที 7.3.2 การรองรับปริมาณข้อมูล ระบบต้องสามารถรองรับข้อมูลจำนวนมากได้ รองรับผู้ใช้งานพร้อมกันหลายคนได้ 7.3.3 ความเสถียรของระบบ ระบบต้องมีความเสถียรสูง มีการทำงานต่อเนื่อง มีกลไกการจัดการข้อผิดพลาด (Error Handling)

7.4 การบำรุงรักษาและการสนับสนุน 7.4.1 เอกสารประกอบ มีคู่มือการใช้งานภาษาไทย มีเอกสารทางเทคนิคสำหรับผู้ดูแลระบบ 7.4.2 การฝึกอบรม จัดฝึกอบรมการใช้งานให้กับผู้ใช้งาน จัดฝึกอบรมด้านเทคนิคให้กับผู้ดูแลระบบ 7.4.3 การสนับสนุนหลังการขาย มีทีมสนับสนุนทางเทคนิค มีช่องทางติดต่อที่ชัดเจน รองรับการแก้ไขปัญหาและพัฒนาเพิ่มเติม

8. การส่งมอบและการติดตั้ง 8.1 ขอบเขตการส่งมอบ 8.1.1 ซอฟต์แวร์ ระบบสมบูรณ์ตามที่ระบุใน TOR นี้ ไฟล์ติดตั้งและเอกสารประกอบ 8.1.2 การติดตั้งและการทดสอบ ติดตั้งระบบในสภาพแวดล้อมจริง ทดสอบการทำงานของระบบทุกโมดูล ปรับแต่งและแก้ไขจนระบบทำงานได้ตามต้องการ 8.1.3 การโอนย้ายข้อมูล (Data Migration) โอนย้ายข้อมูลจากระบบเดิม (ถ้ามี) ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลหลังการโอนย้าย 8.1.4 การฝึกอบรม ฝึกอบรมผู้ดูแลระบบ ฝึกอบรมผู้ใช้งานทุกระดับ

9. เงื่อนไขการรับประกัน 9.1 ระยะเวลาการรับประกัน ระบบต้องมีการรับประกันการทำงานอย่างน้อย 1 ปี นับจากวันที่ส่งมอบงาน ในระยะเวลารับประกัน ผู้รับจ้างต้องแก้ไขข้อผิดพลาดโดยไม่คิดค่าใช้จ่าย 9.2 การบำรุงรักษา หลังหมดระยะเวลารับประกัน สามารถทำสัญญาบำรุงรักษาต่อได้ ระบุอัตราค่าบริการบำรุงรักษารายปี

10. เกณฑ์การประเมินและคัดเลือก 10.1 เกณฑ์การพิจารณา ความสมบูรณ์ของระบบตาม TOR นี้ ประสบการณ์ของผู้เสนอราคาในการพัฒนาระบบที่คล้ายคลึงกัน ราคาที่เหมาะสม การสนับสนุนหลังการขาย ระยะเวลาในการส่งมอบงาน 10.2 การนำเสนอ ผู้เสนอราคาต้องนำเสนอระบบ (Demo) ให้คณะกรรมการพิจารณา อธิบายแนวทางการพัฒนาและการติดตั้ง ตอบข้อซักถามจากคณะกรรมการ

11. หมายเหตุ TOR นี้จัดทำขึ้นเพื่อใช้ในการจัดซื้อจัดจ้างระบบบริหารจัดการคลังพัสดุ สินทรัพย์ และการจัดซื้อจัดจ้าง ผู้เสนอราคาสามารถเสนอคุณสมบัติเพิ่มเติมที่จะเป็นประโยชน์ต่อการใช้งานได้ หากมีข้อความใดไม่ชัดเจน สามารถสอบถามเพิ่มเติมได้ก่อนการยื่นข้อเสนอ การตัดสินของคณะกรรมการถือเป็นที่สุด

จัดทำโดย: [ชื่อหน่วยงาน] วันที่: [วัน/เดือน/ปี] ผู้จัดทำ: [ชื่อผู้จัดทำ] ผู้อนุมัติ: [ชื่อผู้อนุมัติ]

หมายเหตุสำหรับผู้ใช้ TOR นี้: เอกสาร TOR นี้จัดทำขึ้นโดยรวบรวมความต้องการจากเอกสาร PDF (ที่เป็นโครงสร้างหลัก) และเอกสาร DOCX (ที่มีรายละเอียดเพิ่มเติม) ได้ตัดส่วนที่เกี่ยวข้องกับยาและเวชภัณฑ์เฉพาะทางออก เพื่อให้เหมาะสมกับการจัดซื้อทั่วไป คำที่ใช้เป็นภาษาทั่วไป เช่น "รองรับ", "สามารถ", "อย่างน้อยดังต่อไปนี้" จัดโครงสร้างเป็นโมดูลต่อโมดูล ตามลำดับที่เหมาะสมสำหรับการเข้าใจและการประมูล